财务管理制度档案管理制度.docxVIP

财务管理制度档案管理制度

第一章总则

为加强公司财务管理制度档案的管理，确保财务信息的安全、合规和有效利用，根据国家相关法律法规和公司内部规章制度，特制定本档案管理制度。财务管理制度档案是记录公司财务活动、决策依据及相关文件的重要资料，为公司财务决策和审计提供重要支持。

第二章目标

本制度旨在通过规范财务管理制度档案的收集、整理、保管、查阅和使用，确保档案的完整性、准确性和保密性，提高财务管理的科学化、规范化水平，增强公司财务运营的透明度和合规性。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有涉及财务管理的部门及其工作人员，包括但不限于财务部、审计部、各业务部门及其相关人员。所有与财务管理相关的档案材料均应遵循本制度的规定。

第四章法规依据

本制度依据以下相关法律法规及行业标准制定：

1.《中华人民共和国会计法》

2.《企业会计准则》

3.《档案法》

4.其他相关法律法规及公司内部规定

第五章管理规范

5.1档案的收集与归档

财务管理制度档案的收集与归档工作由财务部负责，具体内容包括但不限于：

-财务管理制度文本

-财务报表

-预算及决算材料

-财务审计报告

-相关会议纪要和决策文件

-其他与财务管理相关的文件材料

所有档案材料应确保字迹清晰、内容完整，归档材料需经过相关负责人审核后方可存档。

5.2档案的保管

1.档案由财务部专人负责保管，所有档案应存放在专用的档案库房中。

2.档案库房应具备防火、防潮、防盗的安全设施，定期检查库房环境，确保档案安全。

3.档案材料应逐一编号登记，登记内容包括档案名称、归档日期、保管人等信息。

4.每年对档案进行一次全面检查，确保档案完整、安全。

5.3档案的查阅与借用

1.任何部门或个人需查阅财务管理制度档案时，应提前向财务部提出申请，并填写查阅登记表。

2.档案借用须经财务部负责人批准，借用期间应妥善保管，借用人需承担相应责任。

3.查阅人员在查阅档案时应遵循保密制度，严禁对档案进行涂改、增删、拆换。

4.借用归还时，应确认档案的完整性，并填写归还登记表。

5.4档案的转递

1.档案转递工作由财务部负责，涉及到档案转递的部门需提前通知财务部进行处理。

2.转递的档案需进行密封处理，禁止个人随意携带。

3.对于转递的档案，应填写转递通知单，并通过机要途径进行转递，确保档案安全。

4.对于接收的档案，应及时核对无误，并填写接收确认表。

第六章监督机制

6.1监督责任

财务部负责对财务管理制度档案的日常监督，确保档案管理制度的执行。各部门应配合财务部的监督工作，定期反馈档案管理情况。

6.2评估与改进

1.每年对财务管理制度档案的管理情况进行评估，包括档案的收集、保管、查阅和使用情况。

2.根据评估结果，提出改进建议，优化档案管理流程。

3.定期组织档案管理培训，提高相关人员的档案管理意识和能力。

第七章附则

1.本制度由财务部负责解释，自颁布之日起实施。

3.本制度的实施情况将定期进行汇报，如发现问题，应及时调整和完善。

第八章其他条款

1.档案的保密性：所有财务管理制度档案涉及的机密信息，必须严格遵循公司的保密制度，不得泄露。

2.档案的电子化：鼓励财务部门将重要档案进行电子化存储，以提高档案的查阅效率和安全性。

通过本财务管理制度档案管理制度的实施，旨在为公司建立一个科学、规范的档案管理体系，保障财务信息的安全和有效利用，提升财务管理水平，促进公司健康发展。