文书处理 徐明友.pptx

文书处理主讲人：徐明友

××集团公司办公室文书工作人员李梦琪在忙着起草一份公文，这是外收发人员送来一份快递，签了字之后，便随手把快递与一摞收到的其他文件放在一起，想着，等公文起草定稿后再来处理这份快递。分析下面这则情景示例中，李梦琪做法对不对？过来几天，公司领导过来问李梦琪，自己有份快递说是李梦琪签收的，快递现在在哪儿呢？李梦琪这时才想起快递的事，自己早已经忘了！

公文办理1收文办理2发文办理3整理归档

收文办理1

1.隶属关系2.非隶属关系同一组织系统的上级单位和下级单位之间的关系属于领导与被领导的关系，即隶属关系。即行文机关之间，不是上下级关系，没有领导与被领导的关系。

行文方式2行文方式是依据行文关系、行文方向以及公文性质、效力范围等多种因素而确定的公文发布、传递的层次与形式。根据机关之间的不同行文关系，可以将机关之间行文分为上行、平行和下行三个方向。

（1）签收对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收一般由外收发人员负责。签收人员一般要做到：第一，检查应收“件”数是否符合；第二，检查收件封套封口是否完整；

（1）签收第一，检查应收“件”数是否符合；第二，检查收件封套封口是否完整；第三，核对收文机关名称是否是本机关收文；第四，检查封套是否注明“急件”、“密件”、“亲启”等文别字样，根据不同要求，做不同处理，“急件”随到随传；“密件”转交机要室；“亲启”应转交领导本人。

（2）登记对收“件”进行拆封，将收受的公文主要信息和办理情况应当详细记载。登记环节由内收发人员负责，拆封要注意拆封方式的运用，不能损坏封套内的公文。对于规模较小的单位，公文的“签收”、“登记”环节可以由一个人负责。

（2）登记登记人员要做到：第一，拆封后，检查公文的格式、内容要素是否齐全。如有缺失要及时查询；第二，检查封套内，有无其他物品，如：汇票、单据等，如有应及时送交有关部门，不应私自保存；

（2）登记登记人员要做到：第三，检查无误后，在收文右上角加盖收文章。第四，做收文登记工作。收文登记便于对文件进行控制与管理，利于提高公文办理的工作效率和保证公文归档的齐全完整。

（2）登记第四，做收文登记工作。收文登记便于对文件进行控制与管理，利于提高公文办理的工作效率和保证公文归档的齐全完整。收文登记要注意不能“有文必录”，要明确收文登记的原则：对本机关、单位的全局或局部工作及机关、单位形象树立有作用的收文。其他收文应视其重要程度和机关、单位的实际情况而定。

簿册式联单式卡片式簿册式登记是装订成册的登记本。同时填写两联或两联以上的登记单形式，一般采用四联形式。

（3）初审一般针对下级机关来文，对收到的公文应当进行审核。初审工作由文秘部门负责。初审的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求；涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。

（4）承办阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（5）传阅根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示的环节。公文传阅由秘书部门人员负责。一般采用纸质文件传阅或电子文件传阅方式（OA系统）进行。传阅公文要依据领导批示和工作需要；传阅要及时，不能拖延；传阅时不得漏传、误传、延误；传阅人做好传阅文件的登记工作，及时掌握传阅公文“去向”。

（6）催办依据公文的办理时限，由秘书部门人员对承办工作进行检查和督促，防止公文处理漏办或延误。利于及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

催办形式有内部催办与外部催办二种。催办的方法可以纸质催办；电话催办；当面催办；约请汇报等四种方式。催办要求有专人负责，催办中要讲究方法，还必须建立必要的催办工作制度，以保证催办工作的质量与催办工作效果。（6）催办

（7）答复公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位的过程。答复工作由秘书部门人员，依据来文的具体情况，采用纸质（发文）或电话等方式，及时、准确、具体告知来文机关来文的处理情况。

属于领导私人信件要及时转递给领导个人，以免延误

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