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用声音传播你的美
打造完美的第一印象
延时符
拨打电话流程
提前想好谈话要点,列出提纲
拨打电话并作自我介绍
确定对方及问候
说明来电事由
主动询问是否需要再说一遍
延时符
礼貌地结束谈话
拨打电话注意事项:
1
2
3
时间适宜
拨打电话,首先要考虑在什么时间最合适。如果不是特别熟悉或者有特殊情况,一般不要在早7点以前、晚10点以后打电话,也不要在用餐时间和午休时打电话,否则,有失礼貌,也影响通话效果。
最好把对方的姓名、电话号码、通话要点等内容列出一张清单。说话时要简明扼要,说话要话可而止。
发话人在通话的过程中,自始至终,都要待人以礼,表现得文明大度,尊重自己的通话对象。在通话之初问候对方,如“您好”或“早晨好”,然后,应用礼貌的口吻询问对方。当询问得到证实后,要及时通报自己的姓名、身份等。
充分准备
内容简练
用语文明礼貌、言行得体
延时符
4
语音
语速
语调
在电话交谈时,语言流利、吐字清晰、声调平和,能使人感到悦耳舒适。再加上语速适中、声调清朗、富于感情、热情洋溢,使对方能够感觉到你在对他微笑,这样富于感染力的电话,一定能打动对方,并使其乐于与你对话。
养成左手拿话筒的习惯,嘴和话筒应保持三四厘米的距离。无论如何,都不要在通话时把话筒夹在脖子下,抱着电话机随意走动;或是趴着、仰着、坐在桌角上,或是高架双腿与人通话。拨号时,不要以笔代手。终止通话,礼貌道别,轻放话筒。
姿态端正
面带微笑
延时符
2
接听电话流程
铃响三声内拿起听筒
自报家门
询问对方的单位、姓名、职务
询问来电事由
记录通话内容
延时符
礼貌地结束谈话
复述通话内容,以便得到确认
接电话类型
本人受话
所谓本人受话指由本人亲自接听他人打给自己的电话。本人受话时应注意以下几个方面:
(1)做到接听及时。要遵循“铃响不过三声”原则,即接听电话时,以铃响三次以内拿起话筒最为适当。如因特殊原因,迟接电话,须在通话之初向发话人表示歉意。拿起电话后应说:“对不起,让您久等了。
(2)做到应对有礼。拿到话筒后,应自报家门,并向发话人问好。
接电接电话时,由于具体情况有所不同,分为本人受话和代接电话。
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接电话类型
代接电话:在日常生活里,经常会遇到为他人代接、代转电话的时候。当代接、代转电话时,需要注意几个方面:
(1)彬彬有礼。接电话时,假如是找他人的,或要找的人不在时,都应礼貌应对。
(2)尊重隐私。在代接电话时,当发话人有求于已,要求转达事情给某人时,要严守口风。切勿随意扩散,广而告之。
接电接电话时,由于具体情况有所不同,分为本人受话和代接电话。
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接电话类型
(3)做好记录。对方如有留言,应当当场用纸笔记录,之后重复一遍,以免有误,并告诉对方会立即转告。
电话记录既要简洁又要完备,要遵循5W1H技巧。所谓5W1H是指:When(何时),Who(何人),Where(何地),What(何事),Why(为什么);How(如何进行)。在工作中这些资料都是十分重要的,对打电话、接电话具有相同的重要性。
(4)及时转达。若发话人所找的人就在附近,应立即去找,不要拖延。若答应发话人代为传话,则应尽可能快传递给对方。代接电话的留言最好用N次贴记录,然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁,以免遗忘造成损失。
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移动电话礼仪
(1)注意场合。在某些特定的公共场所,如剧场、音乐厅、阅览室、法庭、会议室、课堂等严肃、安静的场合应关闭和寻呼机,或转换至振动档。使用手机时,还要注意公共安全,如在飞机上应关闭手机,以免干扰通信,影响飞行安全。同样,在医院、加油站,也是应关闭手机。在开启手机时,还应注意周围有无禁止无线电发射的标志。
手机是现代社会必不可少的通讯工具,那么移动电话的使用又有哪些要注意的呢?
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移动电话礼仪
(2)注意通话方式。
在人员较多的场合使用手机,应侧身通话,或找个僻静的场所交谈,这样既可以使话音清晰,也不会影响他人交谈。在大街上或其他公共场所使用手机通话时,最好不要边走边谈,更不要旁若无人地大声说话。使用手机通话时,时间不宜过长,力求简单、明了。
(3)注意文明携带。许多人喜欢将手机别在腰间,其实,将手机别在腰间或放在衣袋里并不十分合适。较好的办法是将手机放在随身携带的包内,这样既方便又雅观。
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