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财政投资评审中心档案管理制度

第一章总则

为加强财政投资评审中心（以下简称“中心”）的档案管理，保障档案的安全、完整和有效利用，提升工作效率，依据国家相关法律法规及中心内部管理要求，特制定本制度。档案管理制度旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅及转递等工作流程，为中心的各项业务提供信息支持和参考依据。

第二章适用范围

本制度适用于财政投资评审中心内部所有档案的管理工作，包括但不限于项目评审资料、会议记录、政策文件、工作报告、合同、审计资料等。所有与中心工作相关的档案均须纳入本制度管理。

第三章管理规范

第1节档案的定义

档案是指在中心工作过程中形成的、具有一定保存价值的文件材料，具体包括：

1.项目评审相关材料；

2.会议记录及决策文件；

3.政策法规及指导文件；

4.财务报表及审计资料；

5.合同及协议书；

6.其他需归档的重要文件。

第2节档案的收集与归档

1.收集责任：各部门应负责收集与其工作相关的档案材料，确保材料的完整性和真实性。

2.归档要求：

-档案材料应按年度、项目或主题进行归档；

-所有归档材料必须经部门负责人审核，确保内容的准确性；

-材料的归档应使用统一的档案编码系统，便于检索和管理。

第3节档案的保管

1.保管地点：所有档案应集中存放于档案室，档案室须符合防火、防潮、防盗等安全要求。

2.保管责任：由专人负责档案的保管和管理，确保档案的完整性和安全性。

3.定期检查：档案室应定期进行检查，确保档案的状态良好，每年至少进行一次全面清查。

第4节档案的查阅

1.查阅申请：需查阅档案的人员应填写查阅申请表，并经部门负责人批准后方可查阅。

2.查阅规则：

-查阅期间不得对档案进行涂改、圈划或拆换，确保档案的原始状态；

-查阅完毕后，应将档案按原顺序归还，并填写归还记录。

第5节档案的借用

1.借用流程：借用档案需经过中心负责人批准，借用人需填写借用登记表，注明借用目的和期限。

2.借用规定：

-原则上不允许外借，特殊情况需经严格审批；

-借用期间应妥善保管，确保档案不受损坏。

第6节档案的转递

1.转递程序：档案转递需填写转递通知单，确保信息的准确传递。

2.转递要求：转递时应采用机要途径，确保档案的安全性，禁止个人携带。

第四章操作流程

第1节档案的收集与整理

1.材料收集：各部门按照工作需要及时收集相关的档案材料。

2.材料审核：归档材料需经过部门负责人审核，确保内容完整无误。

3.材料整理：整理后的材料应按规定格式进行分类，并归档至指定档案室。

第2节档案的保管与维护

1.档案登记：对所有新归档的材料进行登记，并建立电子档案管理系统，便于检索。

2.档案维护：定期对档案进行检查与维护，发现问题及时整改。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅申请处理：查阅申请经审核后，由档案管理员安排查阅，确保档案的安全。

2.借用登记管理：借用档案时，借用人需签字确认，并在归还时再次确认档案的完整性。

第4节档案转递与销毁

1.转递登记：档案转递需填写登记表，由双方签字确认，确保信息记录的准确性。

2.销毁管理：对于不再保留的档案，需经审核后进行销毁，并做好销毁记录。

第五章监督机制

第1节监督责任

1.内部审计：中心应定期进行档案管理的内部审计，检查档案管理制度的落实情况。

2.反馈机制：设立档案管理反馈机制，鼓励员工提出改进意见，确保制度的不断完善。

第2节违规处理

对违反档案管理制度的行为，中心将根据情节轻重，给予相应的处理措施，确保制度的严肃性和权威性。

附则

1.解释权：本制度由财政投资评审中心负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起实施。

3.修订流程：如需修订，应由中心提出申请，经过审核后，由管理层决策并发布修订版本。

通过以上档案管理制度的制定，财政投资评审中心将确保档案管理的系统性、规范性，提升工作效率，为中心的各项业务提供坚实的支持和保障。