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外贸公司工作管理流程

外贸公司工作管理流程

一、外贸业务部的定性及定位

一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。

首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市

场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。

其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，

是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工

作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。

再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸

部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务

是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸

部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外

销部门是公司与客户之间的纽带。

基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，

但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，

能听取客户的不同意见(无论好的或坏的)，对于突发事件的发生，要能

镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作

压力。

在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配

明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，

这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛

围，但在工作上又不失其严谨的一面。

外贸部门有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生产部门及其

它部门为基础的`。在工作中要能同本公司其它部门进行积极有效的沟

通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。

二、外贸业务部门的工作流程

(一)、外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的

中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，

同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部

的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个

环节之间要安排仔细。工作不能断层，

(二)、内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产

部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交

流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完

成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实

际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。

协调各方面的联系。及进行有序，有效的

工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用

(三)、外贸业务部门的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，

要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。

1)样办单：(SAMPLEFORM)。样办在业务中有着不可忽视的重

要性，如果客户要求打样办，要填样办单，样办单经外贸主管或经理

确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单

填写一定要标明所有的客人要求细节。样办要比客人要求多做一个，

留存业务部，以便客人确认后按照样办生产大货。

订单落实后，如有条件(公司主张)，每张订单都要打板确认。跟单

员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认，以确保各个

配件的质量和交货期，确认样办无误后再通知供应商生产。

2)、报价单：(QUOTATIONFORM)，同客人面谈时，价格可以

马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标

明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管

或业务员留存。

3)、形式发票：(ProformaInvoiceorP/I)，这是客人确认订单后

开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：

价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客

人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部

存一份，送会计一份，以便查账。

4)、成本分析单，(COSTANALYSEFORM)。在报价阶段，业务

员要做好本询价的成本分析(大概)，在订单确认后要重新进行详细的成

本分析，如果利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认

是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里

要求公司部门要对利润百分比做统一规定，如在多少以上可以马上操

作，如低于多少则要求征的部门主管或经理