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办公室印章管理制度

第一章总则

为加强公司印章的管理，确保印章使用的规范性和安全性，防止印章滥用和失效，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本印章管理制度。印章是公司合法性的象征，合理的管理制度能够提高工作效率，保障公司利益。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涉及印章的使用、保管、审批及销毁等环节。所有使用印章的行为必须遵循本制度，确保印章的合法性和有效性。

第三章管理规范

第1节印章的种类及用途

公司印章主要分为以下几类：

1.公章：用于对外签署合同、协议、文件等，具有法律效力。

2.财务章：用于财务报销、付款等，确保财务手续的合规性。

3.合同专用章：专门用于合同的签署，避免合同纠纷。

4.法人章：用于法人代表签署的文件，确认公司合法性。

5.其他章：根据部门需求，设立的其他印章，需经审批。

第2节印章的保管

1.专人负责：印章的保管由行政部指定专人负责，确保印章的安全性。

2.安全措施：印章应存放在专用保险柜中，保险柜需具备防火、防盗功能。

3.定期检查：每季度对印章进行一次安全检查，确保印章的完好无损。

第3节印章的使用

1.使用审批：使用印章前，需填写《印章使用申请表》，经部门负责人及行政部审核批准后方可使用。

2.用途限制：印章仅限于申请表中注明的用途，禁止私自使用或转借他人。

3.登记记录：每次使用印章后，需在《印章使用登记簿》中详细记录使用时间、用途、使用人及印章编号。

第4节印章的归还

使用完毕后，印章应及时归还至行政部专人处，并填写《印章归还记录》。归还时需确认印章完好无损，如有损坏或丢失，应立即报告并按公司规定处理。

第5节印章的销毁

如需销毁印章，需由部门负责人提出申请，经行政部审核批准后，由专人负责销毁，并填写《印章销毁记录》。销毁后的印章样本需妥善保存，以备查验。

第四章操作流程

第1节印章使用流程

1.申请：使用印章需提交《印章使用申请表》，说明使用目的及时间。

2.审核：行政部审核申请，确认用途后审批。

3.使用：经批准后，方可使用印章，使用后需登记。

4.归还：印章使用后及时归还并填写归还记录。

第2节印章保管流程

1.印章保管：行政部专人负责印章的日常保管及安全检查。

2.定期核查：每季度进行一次印章安全检查，确保印章安全有效。

3.记录保存：保管人员需保留印章使用及保管的相关记录，以备查验。

第五章监督机制

1.定期审计：公司每年对印章管理进行一次审计，确保制度的有效实施。

2.反馈机制：员工如发现印章使用不当或存在安全隐患，应及时向行政部反馈，确保问题得到及时解决。

3.责任追究：对违反印章管理制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款或解除劳动合同。

第六章附则

1.解释权：本制度由行政部负责解释，具有最终解释权。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效，所有员工应遵守执行。

3.修订流程：如需修订本制度，需由行政部提出申请，经公司管理层审核批准后方可实施。

第七章附件

1.印章使用申请表

2.印章使用登记簿

3.印章归还记录

4.印章销毁记录

通过以上制度的制定与实施，确保公司印章的安全、有效、合理的使用，最大限度地保护公司合法权益，促进公司各项工作的顺利开展。各部门及员工应认真学习和遵守本制度，确保印章管理工作的持续性与规范性。