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档案室安全管理制度

第一章总则

为了加强档案室的安全管理，确保档案的机密性、完整性和可用性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度旨在规范档案室的安全管理行为，确保档案的安全保管和有效利用，防止档案的泄露、损毁和丢失。

第二章适用范围

本制度适用于本单位所有档案室及其工作人员，涉及档案的收集、整理、保管、查阅、借用、转递等相关活动。

第三章管理规范

第1节档案室安全管理目标

1.保障档案的安全，防止档案泄密、损坏、丢失。

2.确保档案的完整性和可用性，以便于后续的查阅与利用。

3.提高全员档案安全意识，落实档案安全管理责任。

第2节相关法律法规和标准

1.《中华人民共和国档案法》

2.《国家档案局关于印发档案管理制度的通知》

3.《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）

第四章责任分工

1.档案管理员：负责档案室的日常管理，确保档案安全、完整，并执行本制度。

2.部门负责人：负责本部门档案的管理与安全，落实相关责任。

3.信息技术部：负责档案管理系统的安全维护，确保电子档案的安全性。

第五章操作流程

第1节档案的收集与整理

1.收集：各部门应定期向档案室提交归档材料，确保材料的完整性和规范性。

2.整理：档案管理员负责对收集的档案进行分类、整理，确保档案资料齐全、清晰，并按照规定的格式进行编号和登记。

第2节档案的保管

1.档案存放：纸质档案应存放在专用档案柜中，电子档案应存储在安全的服务器中。

2.安全措施：

-采取防火、防潮、防盗措施，确保档案存放环境的安全。

-定期对档案柜进行检查，确保无异常情况。

3.访问控制：非授权人员不得进入档案室，档案室应配备监控设备，记录进出人员信息。

第3节档案的查阅与借用

1.查阅：员工如需查阅档案，须填写查阅申请表，并经档案管理员批准后方可进行。

2.借用：档案原则上不外借，特殊情况下可借用，需填写借用登记表，并经部门负责人及档案管理员批准。

3.查阅和借用的注意事项：

-严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。

-查阅后应及时归还，并将档案放回原处。

第4节档案的转递

1.转递流程：档案转递需填写转递通知单，并由档案管理员负责密封，以确保档案安全。

2.转递记录：每次转递后需登记转递日期、接收人、转递原因等信息，确保档案流转清晰可查。

第六章监督机制

第1节监督检查

1.定期检查：档案管理员负责定期对档案室进行安全检查，记录检查结果，并制定整改方案。

2.突击检查：由单位领导不定期进行突击检查，确保各项安全措施落到实处。

第2节反馈与改进

1.反馈机制：设立档案安全意见箱，员工可随时提出对档案安全管理的意见和建议。

2.定期评估：每半年进行一次档案安全管理评估，分析存在问题，制定改进措施。

第七章附则

1.本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，需经档案管理部门审核，报单位领导批准后方可实施。

生效日期

本制度自发布之日起生效，所有相关人员应严格遵守。

第八章附录

附录1：档案查阅申请表

|申请人|申请日期|查阅目的|档案名称|申请部门|批准人|

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附录2：档案借用登记表

|借用人|借用日期|归还日期|档案名称|借用原因|批准人|

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附录3：转递通知单

|转递人|接收人|转递日期|档案名称|转递原因|备注|

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通过以上制度的实施，将有助于提升档案室的安全管理水平，确保档案的安全和有效利用，从而支持单位的整体运营和管理。