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医院档案管理工作制度

第一章总则

为加强医院档案管理，保障档案的安全与有效利用，提升医院管理水平，根据国家相关法律法规、行业标准及医院内部管理规范，特制定本制度。本制度旨在规范医院档案的收集、整理、保管、查阅及利用等相关活动，确保档案信息的准确性和可追溯性，为医院的医疗、教学、科研和管理活动提供有力的信息支持。

第二章适用范围

本制度适用于医院内所有涉及档案管理的部门与人员，包括但不限于医疗档案、财务档案、行政档案、药品档案及其他相关档案的管理。所有档案管理人员及相关工作人员均应遵守本制度。

第三章法规依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《医疗机构管理条例》

3.《医院管理规范》

4.相关行业标准及医院内部规章制度

第四章档案管理规范

第四节档案的收集与归档

1.收集内容

医院档案包括医疗记录、检查检验报告、病历、药品使用记录、财务报表、行政文件等。各部门应根据职责，及时收集和整理相关档案材料。

2.归档要求

所有档案材料必须按照统一格式进行整理，确保字迹工整、内容完整。归档时应附上目录，便于查阅和管理。

3.归档期限

医疗档案的保管期限为患者出院后15年，其他档案根据相关规定执行。

第五节档案的保管

1.保管责任

医院档案由档案管理部门专人负责，确保档案的安全和完整。档案应存放在专门的档案室，配备必要的防火、防潮、防盗设施。

2.档案编号

每一份档案应逐一编号，并建立档案管理台账，记录档案的存放位置、状态等信息。

3.档案巡查

每年进行一次档案的全面巡查与核对，确保档案的完整性与安全性。

第六节档案的查阅与借用

1.查阅流程

医院内部人员需查阅档案时，应填写查阅申请表，经档案管理部门审核批准后方可查阅。外部人员查阅档案需提供相关证明材料，经过医院领导批准后方可进行。

2.借用规定

档案原则上不外借，特殊情况下需外借时，必须经过医院领导批准，并填写借用登记表，注明借用目的和归还日期。

3.查阅与借用注意事项

查阅和借用档案时，需遵守医院的保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换或损毁。

第七节档案的转递

1.转递流程

档案在部门间转递时，需填写转递通知单，明确转递内容、原因及接收部门。档案转递应通过机要渠道进行。

2.转递记录

转递档案需记录在档案管理台账中，确保可追溯性。

3.转入与转出核对

对于转入的档案，接收部门需及时核对无误，并在转递通知单上签字确认。

第五章监督与评估机制

第八节监督机制

1.定期检查

每季度对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，确保制度的有效落实。

2.档案安全责任制

各部门负责人对本部门档案的安全与管理负有直接责任，确保档案不被损毁或丢失。

第九节评估机制

1.年度评估

每年对档案管理工作进行综合评估，重点考察档案的完整性、安全性及利用效率。

2.反馈与改进

评估结果将反馈至各部门，发现问题后需制定整改措施，确保档案管理工作持续改进。

第六章附则

本制度由医院档案管理部门负责解释，自发布之日起施行。根据医院实际情况和相关法规，定期对本制度进行修订与完善。

第七章其他相关条款

1.培训与宣传

定期对医院全体员工进行档案管理培训，提高全员档案意识和管理水平。

2.保密协议

所有参与档案管理的人员需签署保密协议，承诺遵守医院的档案保密制度，确保患者和医院的隐私不被泄露。

3.法律责任

对于违反本制度的行为，将根据医院相关规定追究责任，严重者将依法处理。

以上是医院档案管理工作制度的详细内容，旨在为医院的档案管理提供系统性、规范化的指导。希望通过本制度的实施，能够有效提升医院档案管理的科学性与规范性，为医院的各项工作提供有力的支持。