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学校文件材料整理方法及归档要求

一、总则

1.为加强学校文件材料的规范化管理，确保文件材料的完整性、准确性和系统性，提高档案管理质量，特制定本方法及要求。

2.本规定适用于学校各部门在教学、科研、管理等活动中形成的各类文件材料。

二、文件材料整理方法

（一）收集范围

1.上级文件：包括教育主管部门及其他上级机关下发的与学校工作相关的政策法规、通知、决定、批复等文件。

2.学校内部文件

行政管理文件：学校制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、纪要、决议、学校领导讲话、重要活动资料等。

教学文件：教学大纲、教学计划、课程安排、教材选用、学生成绩册、试卷、实习计划与报告、教学评估材料等。

科研文件：科研项目申报书、立项批复、研究报告、科研成果鉴定材料、学术论文、著作等。

人事文件：教职工招聘、录用、考核、职称评定、工资待遇、奖惩等相关文件。

财务文件：财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、审计报告等。

学生管理文件：学生学籍档案、奖惩记录、招生计划、录取名单、毕业生就业材料等。

（二）分类方法

1.年度分类法：将文件按其形成的自然年度分开，不同年度的文件不得混淆。例如，2024年形成的所有文件归为一类。

2.问题分类法：在年度分类的基础上，根据文件内容所反映的问题进行分类。如行政管理类、教学类、科研类、人事类、财务类、学生管理类等。

3.保管期限分类法：结合文件的重要性和利用价值，确定其保管期限，分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。同一类问题下可再按保管期限细分。

（三）编号与登记

1.对每份文件或每组文件进行编号，编号应具有唯一性。可采用分类号+顺序号的方式，如“XZ001”（行政管理类第1号文件）。

2.建立文件登记台账，详细记录文件编号、名称、来源、日期、保管期限、所在位置等信息。

（四）装订与装盒

1.对于成册或成卷的文件，如会议记录、账本等，可保持原有装订形式。对于零散文件，根据厚度和类别，定期（如每季度或每半年）进行装订，可采用左侧装订或线装等方式。

2.将装订好的文件装入档案盒，档案盒上应标明年度、类别、保管期限等信息。在档案盒内放置文件目录，注明盒内文件编号和名称。

三、归档要求

（一）完整性要求

1.各部门应确保归档文件材料的完整，不遗漏重要文件。对于成套性文件，如科研项目从申报到结题的所有文件，要全部收集归档。

2.注意收集文件的各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿等，以及文件的附件、附图、附表等。

（二）准确性要求

1.归档文件内容应真实、准确地反映学校各项活动的实际情况。文件中的数据、事实、结论等信息不得有错误。

2.对文件的文字、格式等进行审核，确保清晰、规范。

（三）系统性要求

1.归档文件应按照既定的分类方法和编号顺序进行整理，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。

2.同一类别的文件应集中存放，不同保管期限的文件应分开归档。

（四）及时性要求

1.各部门应及时将办理完毕的文件材料整理归档，避免文件积压。一般在文件形成后的次年上半年完成归档工作。

2.对于具有时效性的重要文件，如重大活动资料，应在活动结束后尽快整理归档。

（五）移交要求

1.各部门整理好的档案应按时向学校档案管理部门移交。移交时应办理移交手续，填写移交清单，双方签字确认。

2.档案管理部门应对移交的档案进行验收，检查是否符合归档要求，如发现问题，应及时要求整改。

四、监督与检查

1.学校档案管理部门负责对各部门文件材料整理和归档工作进行监督与指导，定期检查各部门的工作进展情况。

2.对违反本规定，未按时、按要求整理和归档文件材料的部门和个人，应责令其改正，并视情节轻重给予相应的处罚。

五、附则

1.本方法及要求如与国家档案管理法律法规或上级主管部门规定不一致的，以国家法律法规和上级规定为准。

2.本规定自发布之日起施行，学校可根据实际情况适时修订。