公司档案管理试行办法.doc

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公司档案管理办法（试行）

为了规范企业档案管理，加强档案资源的开发和利用，使档案管理更好地为企业改革与发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》及其他有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

一、总则

（一）公司档案是指公司职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像实物等各门类、各载体文件材料的总和。

（二）档案工作是公司各项管理工作的重要组成部分，是维护企业合法权益和塑造企业文化，记录公司历史真实面貌的一项重要工作。

（三）公司所有部门应遵守《档案法》，各职能部门在工作中形成的具有保存价值并按归档制度进行归档的全部档案由档案室统一管理。严禁将应归档的文件材料放在任何部门或个人手中，确保档案完整、准确和安全。

二、档案管理体系

（一）公司档案工作实行集中统一管理原则，设立档案室于综合办，公司综合办是档案管理的责任部门。

（二）档案室和各部室应配备适应工作需要的专、兼职档案人员，组成档案管理网络。

（三）公司档案室负责具体档案管理业务工作，公司各部门负责所辖档案的收集整理、移送归档工作。

三、档案室设施和管理人员职责要求

（一）档案室设施要求

1.库房必须与阅览室、办公室分开，库房单独设立。

2.库房面积满足存放档案要求，不得堆放与档案无关的杂物。

3.库房内配有温湿度表、灭火器。

4.库房灯光布置和照度按档案管理标准实施。

5.库房配备数量充裕的金属案卷柜。有条件的可以使用密集架。

6.库房内电源线路安全可靠。

7.库房通风良好，具有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠等安全防护措施。

（二）档案管理人员职责要求

1.档案室负责人为消防责任人，档案室内严禁吸烟和带入火种。

2.每天对室内的防火、防盗情况进行检查。定期检查档案虫蛀、霉变、褪色、鼠咬情况。

3.根据管理需要，建立各种登记簿。

4.档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。

5.忠于职守，遵纪守法，坚持学习档案专业知识，严格遵守保密制度。

四、公司归档材料范围

由公司档案室根据《国有企业文件材料归档范围》，结合实际情况，统一制定公司归档和不归档的具体范围，并根据形势发展和管理需要及时加以调整。工程文件的归档范围按《建设工程文件归档整理规范》（GB50328-2001）执行。

五、归档时间和归档要求

（一）归档时间

1.文书档案。包括上级单位、同级单位和非隶属单位发来的文件材料，本单位所发文件材料，下级单位呈报的文件材料。本单位当年所形成的文件材料，承办部门必须在次年4月30日前，将应归档的文件材料清理齐全并经本部门负责人审定后，送本单位档案部门归档。

2.会计档案。包括本单位形成的会计凭证、账簿、报表及银行存款余额调平表等。计划财务部门必须在次年4月30日前，将前年应归档的会计档案清理齐全并经本单位财务负责人审定后，送本单位档案部门归档。

3.人事档案。包括履历表、简历表、鉴定、考核、考察材料，学历和专业技术材料，政审材料，奖励、处分材料，录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、离退休等材料。人事资料在形成后一月内，经本人事部门负责人审定后，送公司档案室归档。

4、工程文件归档时间按《建设工程文件归档整理规范》（GB50328-2001）要求执行。

5.科技档案。包括可行性研究、设计基础文件、图纸资料、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、科研项目、竣工验收文件等，在一项工程完成后的3个月内，由承办部门将资料整理齐全并经本部门主要负责人审定后，送公司档案室归档。项目时间较长的，可分阶段对档案材料进行收集、整理、归档。

6.声像档案。包括反映本单位重大活动、重要工作的声像资料。各单位声像资料在形成后的1个月内，经本部门负责人审定后，送本单位档案部门归档。

7.合同、协议档案。包括对外承包、发包，各种担保、承诺，经济往来、项目合作、产品购销、招投标等形成的合同、协议及其附件。各单位在合同、协议正式签字盖章后，由承办部门在5个工作日内送交档案室归档。

8.电子档案。包括本单位的电子数据报表、电子图表和其他有保存备考价值的电子资料。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文书档案归档时间一致。

（二）归档要求

所有归档的文件材料应为原件，相关业务部门可保留复印件。因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料。

归档的纸质文件材料，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。在纸质件归档时，若有电子件，承办部门应同时提供相应的电子件一并归档。

归档的文字材料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

工程文件归档