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集团公司及分公司的印章管理制度

第一章总则

为加强集团公司及分公司的印章管理，确保印章的安全、有效使用，防范印章滥用及其他不良后果，依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本印章管理制度。

第二章适用范围

本制度适用于集团公司及旗下所有分公司的印章管理工作，包括但不限于法人章、财务章、合同章及其他各类印章。

第三章印章管理目标

1.确保安全：防止印章丢失、被盗或被滥用，确保印章的完整性和安全性。

2.规范使用：规范印章的使用流程，明确责任，避免因使用不当导致的法律风险。

3.提升效率：通过科学管理，提高印章使用效率，明确各类印章的使用权限和流程。

4.保障合规：确保印章使用符合国家法律法规及公司内部管理规定。

第四章印章类别及其管理规范

4.1印章类别

1.法人章：用于公司法定代表人签署的正式文件。

2.财务章：用于财务报表、会计凭证及其他财务事务的印章。

3.合同章：用于签署各类合同及协议。

4.其他印章：如公章、部门章等，按需设立，并遵循相应的管理要求。

4.2印章管理责任

1.印章管理员：负责印章的保管、使用记录及日常管理，定期检查印章的使用情况。

2.使用部门：在使用印章前，需向印章管理员提出申请，确保印章使用合规、合法。

3.审计部门：定期对印章使用情况进行审核，确保印章的使用符合规定。

第五章印章使用流程

5.1印章申请

1.申请人：需要使用印章的部门需填写《印章使用申请表》，并说明使用目的。

2.审批流程：

-直接上级审核；

-相关部门审核；

-印章管理员最终批准。

5.2印章使用

1.使用记录：每次使用印章时，使用者需在《印章使用登记表》上详细记录使用时间、用途及印章状态。

2.印章归还：印章使用后需及时归还，并由印章管理员检查确认。

5.3印章保管

1.保管措施：印章应存放于专用保险柜中，管理员需定期检查印章的完好性。

2.出入管理：印章保管区域需限制人员出入，非相关人员不得随意接触印章。

第六章印章丢失及损毁处理

1.及时报告：如发现印章丢失或损毁，使用者需立即报告印章管理员，并填写《印章丢失报告表》。

2.调查处理：印章管理员需组织调查，查明原因，并制定相应的补救措施。

3.更换印章：如确认印章丢失，需及时申请更换印章，并进行公告。

第七章印章的监督与评估

1.监督机制：设立专门监督小组，定期对印章使用情况进行检查与评估，发现问题及时整改。

2.评估报告：每季度提交印章使用情况评估报告，分析使用频率、合规性及存在的问题。

3.改进措施：根据评估结果，提出改进措施，优化印章管理流程。

第八章附则

1.解释权：本制度的解释权归集团公司行政管理部门。

2.生效日期：本制度自发布之日起实施。

3.修订流程：如需修订，应由印章管理小组提出修订建议，经公司管理层审核通过后实施。

第九章附件

1.《印章使用申请表》

2.《印章使用登记表》

3.《印章丢失报告表》

第十章结束语

本印章管理制度旨在为集团公司及分公司的印章管理提供清晰、可操作的指导，确保印章的安全、合规使用，提升公司管理水平，维护公司的合法权益。希望各部门能够严格遵守，共同维护印章管理的良好秩序。