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电梯技术资料档案保管制度

第一章总则

为加强电梯技术资料档案的管理，保障档案的安全性和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位的实际情况，特制定本制度。电梯技术资料档案是反映电梯设备设计、制造、安装、维护及管理的重要文件，是确保电梯安全、可靠运营的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于本单位所有电梯技术资料档案的收集、整理、保管、查阅与转递等各项工作。涉及电梯的技术文件、合格证、检验报告、维护记录、使用说明书等相关资料，均应纳入本制度的管理范围。

第三章管理规范

3.1档案工作任务

电梯技术资料档案管理的主要任务包括：

-收集与整理电梯技术资料，确保资料的完整性与准确性。

-负责电梯档案的保管，防止资料损毁、丢失。

-办理档案的查阅、借用、转递等相关手续，为电梯的日常管理和技改提供信息支持。

3.2档案收集

档案收集工作由电梯技术部负责，材料包括但不限于：

-电梯的设计图纸、技术参数及检验报告。

-安装、调试记录、维护保养手册及使用说明书。

-政府部门的检验合格证明及其他相关资质文件。

3.3档案整理

档案整理应遵循以下原则：

-按照时间、类别、项目等进行分类整理，确保资料的易查性。

-所有档案应附上封面，注明档案名称、创建日期、责任人及其他重要信息。

3.4档案编号

所有档案应逐一编号登记，编号应遵循统一的格式，确保在查阅时能够快速定位。

3.5档案的保管

档案由专人负责保管，存放在专用的档案室内，档案室应具备以下条件：

-定期检查，保持干燥、通风，防止潮湿、霉变。

-配备防火、防盗设施，确保档案资料的安全性。

-无关人员不得随意进入档案室，进入需登记。

第四章档案查阅与借用

4.1查阅档案

查阅档案需遵循以下流程：

-申请人填写查阅申请表，说明查阅目的，向电梯技术部提交申请。

-电梯技术部审核申请，批准后安排查阅时间及地点。

-查阅过程中，申请人应遵守保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

4.2借用档案

借用档案的条件及流程如下：

-借用档案必须由电梯技术部审核批准，特殊情况需由部门负责人签字。

-借用人需填写借用登记表，注明借用理由、借用期限及归还承诺。

-借用期间，借用人应妥善保管档案，确保其完好无损，逾期未归还的，应按规定处理。

第五章档案转递

5.1转递原则

档案转递应遵循以下原则：

-档案转递需通过正式渠道进行，确保资料的安全性。

-转递的档案需填写转递通知单，说明转递原因、接收单位及责任人。

5.2转递流程

-档案转递由电梯技术部负责，转递前需进行严格的审核。

-转递档案时，应将档案密封，禁止个人携带外出。

-对于收到的档案，接收单位需及时核对无误，并办理通知单回执。

第六章监督与评估

为确保本制度的有效实施，特设立监督与评估机制：

-电梯技术部定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

-每年开展一次档案管理工作评估，对档案的完整性、安全性及查阅效率进行综合评估。

-评估结果作为档案管理工作的改进依据，并向管理层汇报。

第七章附则

本制度由电梯技术部负责解释，自颁布之日起实施。若有与国家法律法规或行业标准不一致之处，以法律法规和行业标准为准。

以上为电梯技术资料档案保管制度的详细内容，涵盖了制度的目标、适用范围、管理规范、操作流程、监督机制等方面，确保制度具体明确、具备执行力，并与组织实际情况相匹配。希望通过这一制度的实施，能够有效保障电梯技术资料的安全与有效利用，促进电梯管理工作的规范化和现代化。