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公司行政采购管理制度

第一章总则

为规范公司行政采购活动，提高采购效率，确保采购行为的公正、透明和合规，依据相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门的行政采购工作，旨在确保采购流程的科学化、合理化和可持续发展。

第二章制度目标

1.规范采购流程：建立清晰的采购流程，确保各项采购活动按照规定程序进行。

2.提高采购效率：通过合理的管理和优化的流程，提高采购效率，降低采购成本。

3.保障采购公正：确保采购过程的公平、公正，避免利益冲突和不正当交易。

4.加强采购监督：建立监督机制，确保采购活动的透明性和合规性。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有行政采购活动，包括但不限于办公用品、设备购置、服务外包、市场调研、广告宣传等。所有部门在进行采购时，均应遵循本制度的相关规定。

第四章法律依据

本制度依据以下法律法规及公司内部规范制定：

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国招标投标法》

3.公司内部相关管理制度

4.行业内相关规范与标准

第五章采购管理规范

5.1采购需求的提出

1.各部门在进行采购时，应提前提出采购需求，填写《采购申请表》，并附上需求说明及预算。

2.采购需求应经部门负责人审核后提交至行政采购部。

5.2采购方式的选择

根据采购金额和项目性质，采购可采取以下方式：

1.公开招标：适用于金额较大的采购项目，需严格按照招标流程进行。

2.邀请招标：适用于金额较大且特殊的采购项目，邀请符合条件的供应商参与。

3.询价采购：适用于金额较小的采购项目，通过询价方式选择供应商。

4.直接采购：适用于紧急采购或特殊情况，经主管领导批准后可直接采购。

5.3供应商的选择与评估

1.供应商的选择应根据其资质、信誉、价格、服务等因素进行综合评估。

2.行政采购部应建立供应商名录，并定期对供应商进行评估，淘汰不合格供应商。

第六章采购流程

6.1采购流程步骤

1.需求提出：各部门提交《采购申请表》至行政采购部。

2.审核与批准：行政采购部审核采购需求，必要时向财务部进行预算审核。

3.选择采购方式：根据采购金额及项目性质选择适当的采购方式。

4.供应商选择：依据选择的采购方式进行供应商的选择与评估。

5.签订合同：与中标或选定的供应商签订采购合同，明确双方权利与义务。

6.验收与付款：采购物品到达后，相关部门应进行验收，合格后办理付款手续。

6.2采购合同的管理

1.所有采购合同均需经法律审核，确保合同条款的合规性及合理性。

2.合同的变更、解除应按照合同约定进行，并经相关部门审批。

第七章监督机制

7.1监督责任

1.行政采购部：负责日常采购活动的监督与管理，确保采购流程的合规性。

2.财务部：对采购预算进行审核，确保采购支出的合理性与合规性。

3.审计部：定期对采购活动进行审计，发现问题及时整改。

7.2记录与反馈

1.所有采购活动均需建立完整的采购档案，包括《采购申请表》、《采购合同》、《验收报告》等。

2.采购活动结束后，相关部门应对采购效果进行评估，并向行政采购部反馈。

第八章附则

1.本制度由行政采购部负责解释与修订。

2.本制度自发布之日起实施，并对所有相关部门和员工具有约束力。

3.如有未尽事宜，按照国家相关法律法规及公司其他管理制度执行。

第九章未来修订流程

1.本制度需定期评估，评估周期为一年。如发现不适应的情况，应及时提出修订建议。

2.任何部门均可向行政采购部提出修订意见，行政采购部应进行汇总、分析并提出修订方案。

3.修订方案需经过公司管理层审核批准后实施。

结语

本制度的制定旨在提高公司行政采购的规范性、透明性和效率，为公司的发展提供有力保障。希望各部门严格遵守本制度，共同推动公司采购管理的科学化与专业化。