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档案安全管理制度

第一章总则

为加强档案安全管理，保障档案信息的完整性、保密性和可用性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本组织的实际情况，制定本制度。档案是组织运营的重要载体，其安全管理直接关系到组织的核心竞争力和信誉。因此，建立一套科学、合理的档案安全管理制度具有重要意义。

第二章目标

本制度的主要目标为：

1.确保档案的安全存储、管理和使用，防止档案丢失、损毁和泄密。

2.规范档案的收集、归档、查阅、借用和转递流程，提高档案管理的效率和效果。

3.提高全员档案安全意识，形成全员参与、共同维护档案安全的良好氛围。

4.建立档案安全管理的监督机制，确保制度的有效实施和持续改进。

第三章适用范围

本制度适用于本组织内所有档案的管理，包括但不限于人事档案、财务档案、业务档案、合同档案、项目档案等。所有涉及档案管理的部门和人员均须遵守本制度。

第四章法律法规依据

本制度依据以下法律法规和行业标准制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国保密法》

3.《信息产业部令第33号—信息系统安全等级保护管理办法》

4.相关行业标准及组织内部规章制度

第五章管理规范

5.1档案的收集与归档

1.各部门应根据工作需要，及时收集与本部门相关的档案材料，并进行整理归档。

2.档案材料包括但不限于：文件、图纸、合同、报表、会议记录等。归档材料必须符合格式要求，内容完整、真实。

3.各部门应指定专人负责档案的收集与归档工作，确保档案的及时性和准确性。

5.2档案的保管

1.所有档案应集中存放于专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防盗等安全设施，定期进行安全检查。

2.档案库房应设有专人负责管理，未经授权，任何人员不得擅自进入。

3.档案应逐一编号、登记，建立档案管理台账。每年进行一次全面清查，确保档案的完整性和安全性。

5.3档案的查阅与借用

1.查阅档案的人员需填写申请表，并经档案管理人员审核批准。查阅时应遵守保密规定，严禁对档案进行涂改、删除、损坏等行为。

2.外单位人员查阅档案需经过相关部门的审批，并由档案管理人员全程陪同。

3.档案借用原则上不予外借，特殊情况需经执行总裁批准，借用者需在借用登记表上签字确认，确保归还时档案的完整性。

5.4档案的转递

1.档案转递应采用密封包装，并填写转递通知单，确保档案安全到达目的地。

2.转递档案应通过机要途径进行，禁止个人携带。

3.对于转进的档案，接收部门需及时核对，并办理接收确认。

第六章监督机制

6.1监督检查

1.组织应定期对档案安全管理制度的实施情况进行监督检查，并形成书面报告。

2.各部门应配合监督检查，提供相关档案和记录，确保监督的有效性。

6.2反馈与改进

1.监督检查中发现的问题，责任部门应及时整改，并向管理层反馈整改进展。

2.在监督过程中收集意见和建议，定期对制度进行评估和修订，确保制度的适用性和有效性。

第七章附则

1.本制度的解释权归档案管理部门所有。

2.本制度自颁布之日起实施，相关人员应认真学习并严格遵守。

3.制度的修订需经过管理层审核，并在内部进行公示，确保全员知晓。

通过本制度的实施，组织能够有效保障档案的安全，提升档案管理水平，促进组织的健康发展。希望全体员工共同努力，严格遵守各项档案管理规范，确保档案安全工作的落实。