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建筑工程监理部收发文管理制度

一、总则

为了加强建筑工程监理部收发文管理，规范收发文行为，确保文件资料的及时、准确、安全传递，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司相关规定，特制定本制度。

本制度适用于建筑工程监理部（以下简称“监理部”）接收和发送文件资料的管理工作。

二、组织机构

监理部应设立专门的收发文管理岗位，由专人负责收发文工作。收发文管理人员应具备一定的责任心、业务能力和沟通协调能力。

三、收文管理

1.收文范围

监理部应接收以下范围内的文件资料：

（1）上级领导机关、公司本部及相关部门下发的文件；

（2）项目法人、设计单位、施工单位、材料供应单位等相关单位发来的文件；

（3）与监理业务相关的各类技术文件、图纸、资料等；

（4）其他需要接收的文件资料。

2.收文流程

（1）收文管理人员应定期检查邮件、传真、电子邮件等收文渠道，确保及时发现新收文件。

（2）收文管理人员对收到文件进行签收，注明收到日期，并及时分发给相关领导、同事。

（3）收文管理人员应按照文件的重要性、紧急程度等进行分类处理，确保重要文件及时送达到相关人员。

（4）收文管理人员应对文件进行归档管理，便于查询和借阅。

3.文件处理

（1）对于需要办理的文件，收文管理人员应按照相关规定及时办理，确保文件处理的及时性。

（2）对于不需要办理的文件，收文管理人员应进行筛选，将无关文件及时清理出收文区域，保持工作环境的整洁。

（3）对于涉及保密的文件，收文管理人员应严格按照保密规定进行处理，确保文件的安全。

四、发文管理

1.发文范围

监理部应发送以下范围内的文件资料：

（1）向上级领导机关、公司本部及相关部门报告工作、请示问题的文件；

（2）向项目法人、设计单位、施工单位、材料供应单位等相关单位发出的文件；

（3）监理业务相关的各类技术文件、图纸、资料等；

（4）其他需要发送的文件资料。

2.发文流程

（1）发文管理人员应根据文件内容、紧急程度等确定发送范围、发送方式和发送时间。

（2）发文管理人员应按照公司规定的格式和要求撰写文件，并由相关领导审核签字。

（3）发文管理人员应通过邮寄、传真、电子邮件等方式发送文件，确保文件发送的及时性和准确性。

（4）发文管理人员应对发送的文件进行登记，记录文件名称、发送对象、发送时间等信息。

3.文件复制与分发

（1）发文管理人员应根据文件发送需求，合理安排文件复制和分发工作。

（2）发文管理人员应确保文件复制品的质量和数量，满足发送需求。

（3）发文管理人员应对文件复制品进行归档管理，便于查询和借阅。

五、制度保障

1.人员培训

监理部应定期对收发文管理人员进行培训，提高其业务能力和责任心。

2.硬件设施

监理部应配置满足收发文工作需求的硬件设施，如传真机、复印机、电脑、邮件系统等。

3.保密措施

监理部应加强文件资料的保密管理，制定保密制度，确保文件资料的安全。

4.监督检查

监理部应加强对收发文工作的监督检查，确保收发文制度得到有效执行。

六、附则

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。本制度的解释权归监理部所有。

（注：此篇文章为示例性文章，实际收发文管理制度应根据具体情况进行调整和完善。）