档案管理制度.doc

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档案管理制度

档案管理制度

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制度概况

目的

规范公司各类资料的归档、使用与管理，保证档案的完整性、真实性和合理使用。

适用范围

适用于公司各类资料的归档、保管、使用和销毁。

定义

本制度所称档案是指公司在各项经营活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

主导部门

行政管理部

部门

制度中承担职责

总经理

审批档案销毁申请。

行政副总

审批公司机密类档案借阅申请；

审核公司档案销毁。

财务管理部

主办财务档案管理。

人力资源部

主办人事档案管理。

行政管理部

主办公司各部门递交归档资料的审核、分类归档；

主办公司各部门归档后档案资料的借阅办理；

审核公司内部类、秘密类档案借阅申请；

主办对档案进行日常管理和定期维护；

主办公司过期档案的销毁。

各部门

主办公司业务资料的日常保管、使用及归档移交。

工作程序

归档范围

归档范围包括：各部门办理完毕的能反映本企业工作、生活活动，具有查考利用价值的文件材料（如公文、信函、传真、图表、报刊、照片或胶片、音像制品、电子文件、实物档案等）。

文书档案：

合同协议类：各公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

证书、证照类：各公司行政、税务等相关证书、证照。

公文类：

公司内外部往来文件：下属公司及公司各部门对上级的各种申请及批复，政府部门针对本公司的指导性公文，需要本公司认真贯彻执行或参照执行的领导性公文，如：上级命令、决定、批复、规定、办法等。

公司内部文件：

公司、各部门召开的各类会议的文件材料，包括董事会会议、行政办公会议、专业会议等；

公司、各部门的各种正式发文,包括对内、对外，如：机构设置、撤并、名称更改、组织架构、人员编制、干部任免、工作条例、规章制度等；

公司、各部门主要职能活动中形成的公文材料，如工作请示、报告、计划、总结等；

各公司的财产、物资、档案等的交接凭证、清册及维修、保修等相关文件材料。

财务档案：会计凭证、会计帐薄、财务报告、其他核算材料。（由财务管理部自行归档、保管）

人事档案：包括个人简历、学历证书、员工信息登记表、招聘、转正、体检、考核、工资、奖励、处分等文件材料。（由人力资源部自行归档、保管）

工程技术档案（项目结束后由行政管理部进行归口管理）

设计任务书及专各专业过程图纸（含电子版）；

政府批文、报告；

主管部门有关人防、环保、消防、交通、园林等的审查意见；

所有合同及相关的招投标文件；

施工文件及竣工图纸、竣工备案文件、结算文件、证件；

其他工程技术档案及图片资料。

营销档案

定位报告、调研报告、策划报告；

各种营销室内外广告图片、软文、活动现场图片；

周、月营销报表、营销报告；

客户档案、商品房买卖合同及补充协议、附件（含业主身份证复印件）

声像实物档案：照片、录音、录像、印章、证章、锦旗、奖杯、牌匾、证物、标本、样品以及其他具有历史和纪念意义或研究价值的实物材料。

归档时间与周期

公司在日常工作形成的对内及对外单位的红头文件每月初第一个工作日归档一次。

各部门在各项生产经营活动中形成的各种合同、协议、文件资料要在五个工作日内归档。

在各部、委、办、局取得的各种文件资料、原始证件要在五个工作日内归档。

过程图纸在项目施工管理过程中暂由工程管理部/项目管理部保管,待项目工程阶段或项目子项结束后连同竣工图、工程洽商、技术变更统一归档。

各种声像资料每月度的第一个工作日归档一次。

各种获奖证书等，在获奖后一个月内归档。其他部门或子公司因公务使用时需到行政管理部办理相关的借用手续，并在使用完毕后及时送还行政管理部；如未及时归还造成的破损、丢失等公司将追究借用人的相关责任。

归档方式

公司各部门资料整理完毕后填写《档案资料移交登记表》，移交行政管理部进行分类归档。

财务类档案由财务管理部自行管理。

人事档案由人力资源部自行管理。

行政管理部要按照上述分类进行分卷归档，并编制《卷内目录》后存放。

编号原则（建议）：

全宗号：

A集团

……

案卷号：

A验收、C财务、D结算、F作废、G规划、H合同、J监理、M会议、N内部、R、人事、S施工、T图纸、W竣工、X销售、Y外部、Z证件

类别：

a广告、b招标、c联系、d设计e行政、f方案、g规划、h合同、j基建、k会议、n人事、p购货、r报告、s施工、t通知、u物业、z租赁

《合同编号规则》详见附件1。

行政管理部应同时根据档案分类和《卷内目录》编制档案资料电子台帐，以方便档案的管理和查询。

行政管理部负责确定档案的密级和保管期限，在判定档案价值的基础上，确定档案的不同的保管期限。档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限之间的档案，保管期限从长。