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建设工程档案管理流程图

第一条为加强XXX公司(以下简称“公司”)项目档案的归档整理工作，确保工程档案的齐全、完整、准确与安全，充分发挥公司项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本制度。

第二条工程档案是指公司开发房地产项目建设活动中直接形成的，具有归档保存价值文字、图表、声像等不同形式的历史记录，也可称为基建档案。

第三条建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程档案的形成和归档纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

第四条勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程档案立卷、整理后向建设单位移交。

第五条建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交;各分包单位将本单位形成的工程档案立卷、整理后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、立卷、整理其承包项目所形成的工程档案，并及时向建设单位移交。

第六条工程档案管理工作实行由行政办公室档案室集中统一、分级管理的管理制度。工程档案管理工作由档案室负责管理、组织、协调、知道和监督，各业务部门负责分级落实工程档案的收集、立卷、整理归档工作。

第七条工程档案管理工作应建立档案管理网络。各部门、各参建单位明确一位领导分管档案工作并指定一名或多名兼职档案人员，形成工程档案管理网络。

1、按照现行《建设工程文件归档整理规范》，监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下：

(1)监理规划：

1)监理规划(建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存;

2)监理实施细则;

3)监理部总控制计划等。

(2)监理月报中的有关质量问题。

(3)监理会议纪要中的有关质量问题。

(4)进度控制：

1)工程开工/复工审批表;

2)工程开工/复工暂停令。

(5)质量控制：

1)不合格项目通知;

2)质量事故报告及处理意见。

(6)造价控制：

1)预付款报审与支付;

2)月付款报审与支付;

3)设计变更、洽商费用报审与签认;

4)工程竣工决算审核意见书。

(7)分包资质：

1)分包单位资质材料;

2)供货单位资质材料;

3)试验等单位资质材料。

(8)监理通知：

1)有关进度控制的监理通知;

2)有关质量控制的监理通知;

3)有关造价控制的监理通知。

(9)合同与其他事项管理：

1)工程延期报告及审批;

2)费用索赔报告及审批;

3)合同争议、违约报告及处理意见;

4)合同变更材料。

(10)监理工作总结：

1)专题总结;

2)月报总结;

3)工程竣工总结;

4)质量评估报告。

2、监理文件档案资料传阅与登记：由建设工程项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，注明在文件传阅纸上，随同文件和记录进行传阅。

3、监理文件资料发文与登记：发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。

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