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光机电一体化公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本光机电一体化公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，确保公司资金的合理使用和安全，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等相关的款项支付。

二、职责分工

1.业务部门

-负责合同的起草、谈判、签订，并根据合同执行情况提出付款申请。在提出申请前，应认真核对合同条款、履行进度及相关证明文件，确保付款信息的准确性和完整性。

-负责与供应商、客户等相关方沟通协调合同执行过程中的问题，包括但不限于货物交付、服务质量、验收情况等，并及时反馈给财务部门。

2.财务部门

-负责审核付款申请的合规性，包括但不限于检查合同条款、审批流程、发票等相关凭证的完整性和合法性。

-根据公司资金状况安排付款计划，合理调配资金，确保公司资金的正常运转。在付款过程中，严格按照财务制度和相关法律法规执行付款操作，确保付款的安全和准确。

-负责对合同付款情况进行记录和统计分析，定期向管理层汇报公司的付款情况和资金使用状况。

3.法务部门

-参与重大合同的起草和审核，从法律角度对合同条款进行审查，确保合同的合法性和有效性，为合同付款提供法律依据和保障。

-在合同履行过程中，协助业务部门和财务部门处理涉及法律纠纷的付款问题，提供法律意见和建议。

三、付款申请流程

1.预付款申请

-业务部门依据合同约定的预付款条款，填写《预付款申请单》，详细注明合同编号、供应商（或客户）名称、预付款金额、预付款比例、支付方式、预计到货（或服务开始）时间等信息。

-附上与预付款相关的合同副本、谈判纪要（如有）、立项审批文件（如有）等资料，提交部门负责人审核。

-部门负责人对预付款申请的合理性、必要性进行审核，确认无误后签字并提交财务部门。

-财务部门收到预付款申请后，审核相关资料的完整性和合规性，重点检查合同中预付款条款的规定、预算安排情况等。审核通过后，根据公司资金状况安排预付款支付，并在《预付款申请单》上签字确认。对于金额较大或风险较高的预付款申请，财务部门可提交公司管理层审批。

2.进度款申请

-业务部门在合同执行达到约定的付款进度时，填写《进度款申请单》，明确合同编号、供应商（或客户）名称、本次申请金额、累计已付款金额、合同总金额、本次付款依据（如已完成的工作量、交付的货物清单等）、支付方式等内容。

-同时提供合同副本、进度报告（由业务部门或第三方监督机构出具，证明合同执行进度符合要求）、发票（如适用）等支持性文件，提交部门负责人审核。

-部门负责人审核进度款申请的真实性和准确性，与合同执行情况进行核对，签字后转交给财务部门。

-财务部门对进度款申请进行审核，包括核对合同条款与进度报告的一致性、发票的合规性等。审核无误后，结合公司资金安排进行进度款支付，并在《进度款申请单》上签字确认。对于涉及金额较大或存在争议的进度款申请，需经公司管理层审批。

3.验收款申请

-合同项目完成并通过验收后，业务部门应及时填写《验收款申请单》，内容涵盖合同编号、供应商（或客户）名称、验收款金额、验收报告编号、验收时间、支付方式等关键信息。

-附上验收报告、合同副本、质量合格证明（如有）、发票等资料，提交部门负责人审核。验收报告应由参与验收的各方签字确认，明确表明合同项目已按照约定完成并达到验收标准。

-部门负责人审核验收款申请的完整性和合理性，确认验收工作已按要求完成且相关资料齐全后签字，然后提交财务部门。

-财务部门审核验收款申请，重点检查验收报告的有效性、发票的合规性以及是否满足合同约定的验收款支付条件。审核通过后，安排验收款支付，并在《验收款申请单》上签字确认。对于重大项目的验收款支付，需经公司管理层审批。

4.尾款申请

-在合同约定的质保期届满且无质量问题或其他遗留问题后，业务部门填写《尾款申请单》，注明合同编号、供应商（或客户）名称、尾款金额、质保期结束时间、质量回访记录（如有）、支付方式等信息。

-附上质保期内的质量记录、合同副本、最终验收证明（如有）、发票等相关文件，提交部门负责人审核。质量回访记录应体现对合同产品或服务在质保期内的使用情况调查，确认无质量纠纷。

-部门负责人审核尾款申请的合规性，确保质保期内各项要求均已满足，签字后交财务部门。

-财务部门审核尾款申请，确认所有条件符合合同约定后，安排尾款支付，并在《尾款申请单》上签字确认。

四、发票管理

1.在每次申请付款时，除特殊情况外，业务部门应确保收到供应商（或向客户提供）合法有效的发票。发票内容应与合同内容相符，包括但不限于货物或服务名称、金额、税率、开票单位等信息。

2.财务部门在审核付款申请时，应对发票的真实性、合法性、有效性进