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企业通用客户档案管理制度

第一章总则

为了规范企业内客户档案的管理，提升档案的安全性、完整性、有效性，根据相关法律法规、行业标准及企业实际情况，特制定本制度。客户档案是企业了解客户需求、维护客户关系的重要依据，良好的档案管理不仅能提高服务质量，还能为企业决策提供数据支持。

第一条目的

本制度旨在明确客户档案的管理流程、责任分工及监督机制，以确保档案的规范化和系统化管理。

第二条适用范围

本制度适用于企业所有部门及相关人员在客户档案管理过程中涉及的所有行为和活动。

第三条法律依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国个人信息保护法》及相关行业法规制定。

第二章客户档案管理任务

客户档案管理的任务包括：

1.收集、整理、保管客户档案。

2.办理客户档案的查阅、借用及转递。

3.定期对客户档案进行审核和更新。

4.确保客户信息的安全性和保密性。

第三章客户档案的收集和归档

第一条收集

客户档案的收集由市场部和客户服务部共同负责。收集内容包括但不限于：

1.客户基本信息（姓名、联系方式、地址等）。

2.客户需求与反馈记录。

3.合同及协议复印件。

4.交易记录和历史。

5.客户评价及售后服务记录。

第二条归档

客户档案材料应及时整理归档。归档材料必须保证字迹工整、内容完整，由专人负责归档，并定期进行整理和审核。归档的形式包括电子档案和纸质档案，电子档案需备份以防数据丢失。

第四章客户档案的保管

第一条保管责任

客户档案的保管由信息管理部门负责。档案应存放在安全的环境中，采取防火、防潮、防盗等措施。

第二条编号与登记

所有客户档案应逐一编号并进行登记，每年定期检查核对，确保档案的完整性和安全性。交接档案时需填写交接清单，并由交接双方签字确认。

第五章客户档案的查阅和借用

第一条查阅规定

员工如需查阅客户档案，需向信息管理部门提出申请并填写查阅登记表。查阅时应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

第二条借用规定

客户档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经部门主管及信息管理部门批准。外借档案需填写借用登记表，并明确借用时间及归还日期。

第六章客户档案的转递

第一条转递流程

客户档案在部门内部调动时应随人转递，转递过程中需密封，并由信息管理部门负责。转递的档案应填写转递通知单，并通过机要途径转递。

第二条核对与确认

对转进的档案，接收部门应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的完整性和安全性。

第七章客户档案的审核与更新

第一条定期审核

客户档案应定期进行审核，每年至少审核一次。审核内容包括客户信息的准确性、完整性以及档案的保管状态。

第二条信息更新

在客户信息发生变化时，相关部门应及时更新档案。信息更新需经过相关人员确认，并做好记录。

第八章监督与评估

第一条监督机制

信息管理部门负责监督客户档案的管理情况，定期向管理层报告档案管理的执行情况和存在的问题。

第二条评估机制

企业应定期对客户档案管理制度的实施效果进行评估，评估内容包括档案的完整性、安全性及利用效率。评估结果应作为制度修订和优化的依据。

附则

本制度由信息管理部门解释，自颁布之日起实施。制度的修订流程应定期进行，确保与企业实际情况相符，并适应法律法规的变化。

以上是企业通用客户档案管理制度的详细内容。通过明确管理规范、操作流程及监督机制，旨在确保客户档案的安全、完整和有效利用，为企业的可持续发展提供支持。请各部门严格遵守，确保制度的落地和实施效果。