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工程付款管理流程

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支付类经济合同管理流程

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版本：1.0

支付类经济合同管理流程

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支付类经济合同管理流程

目标：

通过规范合同类别，以明确各个部门的职责，有效开展合同管理工作。

适用范围：

适用于房产合同责任部门规范、合同登记、合同交底、合同变更。

术语和定义：

部门职责：

成控部、财务部、工程部、设计部、采购部、企划部、营销部：按分工履行合同管理工作；

行政部：负责合同档案的归口管理；

分管领导、总经理、董事长：按《权责体系表》审核批准。

作业内容：

合同责任部门及合同审核批准规范

5.1.1合同责任部门：采购部、成控部、设计部、企划部、发展部、人力部、财务部；

5.1.2一般原则：

公司有制式合同的，应采用制式合同；

合同责任部门的分管领导可根据情况提出其他高管参与合同会审；

总经理、工程总监、营销总监、成控总监等会审合同的法律、价格和经济支付条款；

董事长或总经理批准；

合同登记

5.2.1流程图：本流程是在合同已经签订生效后的处理流程。

5.2.2流程描述：

活动

步骤及说明

负责部门

成果与标准

登记准备阶段

在合同签订生效后，即刻由行政部档案专员（负责对合同盖章的人员）对合同进行编号；

同时，由行政部档案专员负责将盖章后的合同原件、合同审批表扫描成图片，将图片插入到WORD中，形成电子文档；

各业务部门

行政部

登记阶段

合同经办人员本人在合同签订生效当天内，录入合同的基本信息，上传合同相关的电子文档；

合同经办人员完成合同登记后，即刻通知行政部档案专员进行检查；

各业务部门

审核阶段

行政部档案专员检查合同登记的准确性、完整性、规范性，以及是否上传了电子文档。如检查后有问题，立即通知合同经办人员更正或完善；

档案专员检查合同登记没有问题后，即刻对合同进行授权；

档案专员在完成检查和授权后，合同的基本信息就不允许再修改。如果以后确实需要修改，必须由档案专员将合同取消审核后才能修改；

行政部

执行阶段

在合同审核后，财务部与成控部成本拆分人员对合同进行拆分规则的设置（详见《动态成本管理流程》）；

财务部负责非工程费用的成本拆分，成控部负责工程成本的拆分；

具有合同的相关权限的人员可以查询该合同的相关信息。

财务部

成控部

合同交底

5.3.1采购部签订的合同，于合同签订3天内组织该合同的相关部门看合同，并按本规定所明确的合同执行责任分工完成交底工作，交底会后由工程部起草形成《合同交底会议纪要》交参会部门签订后存档，并将纪要全文OA发各参会部门经理及分管领导；

合同变更

5.4.1流程图

5.4.2流程说明：

活动

步骤及说明

负责部门

成果与标准

合

同

变

更事

前

控

制

事前申报阶段

合同变更经办人员根据工程的需要，与合作单位进行初步谈判后，拟定合同变更申报的内容；

合同变更经办人员申报合同变更；

财务部及时对申报的非工程类合同变更进行预算（1日内完成），成控部及时对申报的工程类合同变更进行预算（根据复杂程度1-2日内完成），核定变更金额；

成本控制人员及时对合同变更申报进行成本影响评估，填报《合同变更审批表》；

合同经办部门

财务部

《合同变更审批表》

事前审核阶段

合同变更经办人员根据公司合同管理制度或工程变更管理制度，向相关部门负责人及领导层提交《合同变更审批表》审核批准；

如果审核后同意合同变更，执行合同变更；

如果审核后不同意合同变更，则合同变更经办人员须将无效的变更申报删除；

合同经办部门

分管领导

执行阶段

合同变更申报通过审核批准后，和施工单位执行变更的实际业务，并存档原文件；

合同经办部门

合

同

变

更

事

后

处

理

已发生变更的上报阶段

合同变更经办人员根据工程实际的合同变更发生情况，定期整理合同变更上报的内容及相关文件，并传递给成本控制部门；

合同变更经办人员拟定已发生变更的合同内容；

财务部及时对申报的非工程类合同变更进行测算，成控部及时对申报的工程类合同变更进行测算，核对变更金额；

合同变更经办人员根据测算结果打印出《合同变更审批表》；

合同经办部门

财务部

成控部

已发生变更的审核阶段

合同变更经办人员根据公司合同管理制度或变更管理流程，向相关部门负责人及领导提交《合同变更审批表》，执行审批流程；

如果审核后同意合同变更，合同变更经办人员存档并扫描《合同变更审批表》；

如果审核后不同意合同变更的相关内容，则从合同变更经办人员开始重新执行已发生变更的上报流程；

合同经办部门

分管领导

处理阶段

行政部档案专员负责将合同变更审批单和有关原件扫描，并形成电子文档；

合同变更经办人员上传《合同变更