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大数据时代电子会计档案管理研究

作者：许美村

来源：《办公室业务（上半月）》2019年第11期

文/东营市人民医院许美村

【摘要】在会计工作中，会计档案管理是一项重要的基础工作。在大数据时代，会计档案

的管理发生了较大的变化，传统的档案管理方式已经不适应社会发展。现如今，会计的电子档

案管理已经成为档案管理的主要方式。本文对大数据背景下强化电子会计档案管理的重要意义

进行了分析，之后从三个方面对如何强化管理进行了专门的论述。

【关键词】大数据；电子会计档案管理；数据库

随着大数据技术的迅速发展，其可以广泛应用到不同的工作领域中，从而为新形势下工作

的开展提供了较大的便利。电子会计档案管理是大数据时代的重要举措。在大数据的作用下，

会计档案管理有了质的飞跃，较好地促进了会计工作迈上了新的台阶。

一、大数据背景下加强电子会计档案管理的必要性

会计档案管理在会计工作中处于基础地位。在传统的管理方式中，各个环节都是人工来完

成的。人工操作难免会出现一定的误差，从而给会计工作造成不可估量的损失。随着技术的进

步，电子档案管理方式的出现，对于会计档案管理这项工作而言是一场革命。电子会计管理从

根本上改变了管理的方式，由人工管理转变为电脑管理。特别在大数据时代，会计领域的电子

档案管理主要是运用网络的形式将纸质版的材料进行收集、保存、分析等，通过一系列的网络

化方式，将信息进行共享，减少人工操作环节，进一步规范企业会计工作。在开展电子会计档

案管理时，最初主要发挥的是保存功能，将不同的信息录入到电脑中，方便工作人员根据工作

需要及时调取信息资料。在大数据技术的作用下，电子会计档案管理发生了较大的变化，将功

能的实现形成了一个完整的链条，同时具有较强的优势，主要聚焦在工作地点、工作时间以及

资源节约上。首先，工作地点相对自由。会计档案的电子管理方式在通常情况下不受地点的限

制，只要是工作措施到位，就可以根据工作需要在不同的地点进行操作，当然其前提是要符合

规程、注重保密。其次，工作时间得以节省。传统的人工管理需要花费大量的时间和精力，尽

管如此，工作效率依然不高。电子管理方式都是在网络上操作，在输入工作方式后，系统进行

自动操作，在节省大量工作时间的同时，极大地提升了管理工作的效率。最后，有效节约办公

资源。在进行电子档案管理后，可以减少办公用品例如纸张、书写笔、记录本等使用，在节约

工作量的同时，直接参加管理工作的人员有所减少，节约了人力资源。

二、大数据背景下电子会计档案管理过程中存在的不足

在大数据背景下，尽管电子会计档案的管理工作已经取得了较大的成效。但是从总体上来

看，还是存在着一些问题和不足之处。具体表现在以下方面：

（一）缺少计算机和会计专业过硬的人才队伍。在大数据时代做好电子会计工作，尤其是

要做好相关的管理业务，需要业务非常精良的人才，业务精良既表现在系统掌握大数据等信息

技术，也对会计专业的有关知识有着足够的把握，更要了解相关的档案业务。但是从实际情况

来看，从事相关管理的工作人员还不能够完全适应大数据的要求，对信息技术以及计算机技术

掌握的还不够牢固，特别是会计档案中包含着很多重要的信息，而运用大数据等信息技术，需

要在安全方面精心谋划和部署，但是有的工作人员在运用大数据等技术时没有注重相关安全措

施的使用，以至于电脑中容易被病毒所侵蚀，使得会计档案中的一些宝贵的资料出现丢失的现

象。

（二）缺乏有效的相关硬件设备。为了更好地运用大数据等技术，使得电子会计档案得以

科学有效管理，需要运用规范化的硬件设备。这些设备中的配套设施也要符合管理现代化、科

学化的需要。但是在实际的管理当中，有的单位在运用大数据的时候，会出现硬件设备和管理

理念不相配套的现象，主要表现在这些单位在管理上有着科学的、丰富的理念，但是没有硬件

设备作为载体和支撑，所使用的设备已经落后于大数据的新技术，急需要进行更新。但是由于

主客观等方面的原因，这些硬件设备没有进行及时的更换，而技术不过硬的设备在运用过程中

也无法起到其应有的作用和效果。大数据技术是一项崭新的科学技术，为了运用这项技术并将

其运用到不同领域，就需要在设备以及配套方面跟得上，否则就无法达到有效管理的目的。

（三）没有有效结合大数据技术建立并完善相关的管理制度。在传统的会计档案管理工作

中，通常是有着一系列或者一整套工作制度作为管理开展的保障。随着大数据技术在管理实践

中的广泛应用，随之而来的要有一定的工作制度与之相配套，将大数据技术的相关要求融入新

形势下的档案管理制度中，