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职位说明书的撰写

SinOccidentConsulting

郑力子

2003年11月

职位说明书

u对职位不对人

u分析职位的现状，

u或者分析短期将要调整/设置的岗位

u即将发生重大调整的组织建议暂不书写岗位说明书

u一职多人的，写主要共同的职责

u职位说明书需要定期审核和修改

职位说明书包括以下内容

第一部分

定位：职位的一般信息

第一部分

目的：职位设立的目的

第三部分

职责范围

第四部分

下属人数及类别

第四部分

沟通关系

第五部分

任职资格

第六部分

工作环境

单位：职位名称：任职人签字：部门：直接主管签字：

单位：

职位名称：

任职人签字：

部门：

直接主管签字：

职位编号：

直接主管：

签字时间：

上下级签字确认后生效

职位定位，明确该职位所在的位置

第一部分：职位的一般信息

职位名称要表明

职位名称要表明层级和工作性质

第二

第二部分

第二部分：职位概述

目的“三段论”

职位设立的目的

职位存在的依据、主要工作内容、目的和理由。

根据什么或在什么限制下依据…

做什么工作的主要内容达到目的

举

举例

职位

职位设立的目的

第二

第二部分

职位存在的依据、主要工作内容、目的和理由。

根据公司年度经营总目标和公司对采购及销售的要求，负责业务部的规章制度建设，目标计划管理并监督实施，参与商务洽谈，审核票据及合同，控制部门费用，加强属员管理。

确保部门及公司的经营目标实现

应用第三部分作用撰写

应用

第三部分

第三部分：职责范围

职责范围

描述职位的职责范围，并确定相应的负责程度准。

职责标题：高度概括职责1负责程度

职责标题：高度概括

工作描述：

全责部分明确了责任

全责部分

明确了责任

大小

依据什么、做

什么

达到什么目的

职责范围确定技巧

u对职责及任务描述一般句式标题职责（高度概括）

活动（工作内容、实施措施、权责范围）目的（最终结果）

例如

反映行动的动词→工作活动内容→

最终结果,实现的目标

依据和目的

作法、习惯、程序、条件、模式、规定、常规指示、规则、准则、法律、作用观、原则

政策、策略、方针、模型、方法、技术、体系

有何种依据

市场、业绩、利润、效率、生产率、下一工序的依据质量、服务、期限、安全、持续性

以何为目的

注：直接依据；直接目的

发起参与支持推荐计划

发起参与支持推荐计划

做什么……

决定关键动词的把握

决定

思考

了解/调研/评估/提出（方案）/建议/决定/决策

实施实现管理实施执行/指导/控制监督修改

实施

实现管理

行为动词（举例）

政策制定/目标设定工作的执行基础工作

制定

分析

增加

查验

指导

达到

安装

校对

建立

估价

维护

分配

控制

实施

监控

收集

计划

评估预测确认落实提高

谈判建议回顾明确订立

运作加工生产提供提交

职责范围的撰写要点

u职责来源：依据职能分解，配置到职位的工作内容

u职责分析的方法：工作流程法、期间活动分析法、顾客关系法

u各项特点：各项职责逻辑关系清晰，相互独立

u项目排序：按重要程度描述

u数量：职责范围一般为4－9项

人数有可能出现重叠合计为直接与间接之和

人数有可能出现重叠

合计为直接与间接之和

第四部分：下属人员及类别

下属人数及类别

直接人员：

管理人员：

间接人员：

专业人员：

合计：

其他人员：

第六部分：任职资格潜在的知晓

第六部分：任职资格

潜在的知晓

资格

受教育程度：大专

专业知识:计算机相关专业

工作经验:1年以上网络管理经验

可观察到的外在行为技能:沟通、计算机系统维护能力、网络维护能力

可观察到的外在行为

外语：

工作环境：

√舒适□较舒适□不太舒适□不舒适

注：任职条件为最低的任职要求

工作问卷调查

工作问卷调查

撰写步骤

初稿审核

初稿审核

Y

修改与确认

修改与确认

Y

上下级确认签字

上下级确认签字

Y

完成

完成

撰写草稿

撰写草稿

任职者面谈

任职者面谈(上级列席)

咨询顾问/人力资源部的角色

u组织、辅导及面谈引导

u起草部分任职者的职位说明书草稿

u澄清任职者和主管的角色

u解释、协调双方达成一致

职位描述技巧

前期准备：

组织图，流程图，部门职能，以往的职位文件

职位描述的典型