公司文件控制管理制度.doc

公司文件控制管理制度

公司文件控制管理制度

第一章总则

为了规范公司文件的管理，保护公司文件的安全，提高公司文件管理的效率和效果，制定本制度。

第二章文件的定义

本制度所指的文件是指公司各类公文、合同、报表、统计表、技术档案、资料手册、工艺方案、产品设计图纸、三维模型、管理制度、规章制度、各类备忘录、通知、简报、报告等各类文字、图形、图像、声音等载体所记录的信息。

第三章文件的分类

文件根据其用途和性质的不同，可分为以下几类：

（一）重要文件：包括合同、协议、财务批文、技术文件、质量文件、管理制度、规章制度等重要文件。

（二）常规文件：包括公文、通知、简报、报告等常规信息记录。

（三）保密文件：包括公司经营秘密、商业机密、技术机密、人事机密等保密信息记录。

第四章文件的管理

（一）归档管理

1、公司所有文件必须经过正式归档后才能使用。

2、文件必须按规定格式归类、编号、日期、题名、密级、保管期限等事项，在文件标签上注明并贴好标签。

3、文件必须按照归档要求分别放入纸质档案和电子档案中，并在每份文件上标注清楚纸质档案或电子档案的存放位置，确保文件的存放、使用和检索的便捷和快速。

4、文件存放必须按照保密级别分类存放，对于保密文件，必须加以密封、封签、锁柜、指定专人看守等措施，并在文件上面注明保密等级和使用权限。

（二）检索管理

1、文件的检索必须按照规定检索顺序和检索要求进行，不能随意乱找，以确保文件的准确性和完整性。

2、文件必须经过鉴定后才能借出，借出的文件必须在规定的时间内归还，借阅期限不得超过30天。

3、借阅文件必须填写流转单，并注明借阅目的和使用范围，被借用文件应当进行密码保护或者加密存放。

（三）销毁管理

1、公司文件按照保管期限进行清理，保管期限届满的文件必须及时销毁。

2、销毁文件必须经过批准，并按照文件的保密级别采取相应的销毁方式。

3、销毁后文件必须进行记录，并在文件上加盖“已销毁”章。

第五章文件的安全

（一）安全保密

1、公司文件是公司的重要财产，必须加以保护。

2、保密文件必须加密存放和传输，处理之后必须及时归档，定期检查，确保文件的安全性和保密性。

3、对于涉及到商业机密、技术机密和人事机密等核心信息，必须加强控制，严格限制人员查看、复制和外传，防止泄露。

（二）备份管理

1、电子档案必须进行备份，备份的频率和方式应当根据文件的重要性和存储的状况来进行调整，并定期进行检查，确保备份的完整性和可读性。

2、备份文件的存储地址必须和原文件区别开来，且需要进行密钥保护，防止文件被不正当的修改或删除。

第六章文件的维护

（一）文件的维护

1、文件的维护工作必须定期进行，对于出现的问题应当在第一时间内进行处理，以确保文件的准确性和完整性。

2、对于电子档案的维护，必须进行病毒查杀、清理工作，并进行系统优化和相关软件的更新，以确保系统的稳健性和可靠性。

（二）文件的更新

1、文件的更新必须按照规定的操作步骤进行，更新后的文件必须在原文件的基础上保持全部记录，并进行签署和认证。

2、文件的更新必须定期进行，更新的内容必须与公司实际工作密切相关，且符合管理规定和法律法规的要求。

第七章责任制

（一）管理责任

1、公司文件的管理工作必须由专职人员负责，并成立文件管理委员会，负责统筹工作，制定文件管理计划和安排工作任务。

2、公司各级领导必须关心文件的管理工作，确保文件的管理得到重视和保证。

（二）操作责任

1、公司所有员工必须按照本制度的要求操作，严格遵守管理规定，对于违反管理要求和制度的行为，必须依照规定进行处理和纠正。

2、文件管理员必须认真履行职责，确保文件管理工作的顺利进行，用自己的专业知识指导和帮助各部门合理管理文件，并对管理工作质量负责。

第八章附则

1、本制度由公司文件管理委员会负责制定和修订，经公司领导同意后进行实施。

2、本制度自发布之日起生效，替代以前的文件管理制度。

3、对于没有规定的具体事项，可参照相关管理要求和法律法规进行处理。