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会议室管理规范

会议室管理制度

一、引言

为有效利用会议室资源，确保会议顺利进行，维护会议室的整洁与安全，根据公司相关规定及实际需求，特制定本会议室管理制度。本制度旨在明确会议室的使用申请、日常管理、设备维护、卫生保洁及违规责任等方面的要求，确保会议室管理的合法合规性及制度的实用性与可操作性。

二、组织架构与职责

管理部门

行政管理部门：负责会议室的全面管理，包括制度制定、监督执行、资源调配等。

会议室管理员：具体负责会议室的日常管理、设备维护、卫生保洁等工作。

使用人员

各部门员工：根据需要申请使用会议室，并遵守会议室管理制度。

三、会议室使用管理

使用申请

各部门需提前向行政管理部门提交会议室使用申请，明确使用时间、地点、预计人数及所需设备等。

行政管理部门根据会议室资源情况，审核并安排会议室使用。

使用规定

使用人员应按时到达会议室，不得无故占用或提前离开。

会议期间，应保持会议室安静，禁止大声喧哗、吸烟、乱扔垃圾等行为。

爱护会议室设施，不得随意移动或损坏。

设备使用

使用人员应熟悉会议室设备的使用方法，正确使用投影仪、音响等设备。

如遇设备故障，应及时联系会议室管理员处理。

四、日常管理

设备维护

会议室管理员应定期对会议室设备进行检查与维护，确保其正常运行。

记录设备维护情况，及时解决设备故障。

卫生保洁

会议室管理员负责会议室的日常清洁与保洁工作，确保会议室整洁、卫生。

使用人员使用后，应将会议室恢复原状，保持桌面整洁、座椅归位。

五、安全检查与应急处理

安全检查

行政管理部门应定期组织对会议室进行安全检查，包括电气安全、消防安全等。

对发现的安全隐患应及时整改，确保会议室的安全使用。

应急处理

制定会议室应急预案，包括火灾、设备故障等突发情况的应对措施。

定期组织应急演练，提高员工的应急反应能力。

六、培训与宣传

员工培训

定期对员工进行会议室使用及安全知识的培训，提高其使用效率及安全意识。

宣传与教育

利用公司内部网络、宣传栏等媒介，宣传会议室管理制度及安全知识。

鼓励员工对会议室管理提出意见和建议，共同提升管理水平。

七、违规责任追究

违规行为

对违反会议室管理制度的行为进行记录，并依据公司相关规定进行处罚。

对故意破坏会议室设施、影响会议进行的行为进行严厉打击。

责任追究

对违规行为，将视情节轻重给予警告、罚款、通报批评等处罚。

对造成严重后果的，将依法追究相关责任人的法律责任。

八、附则

制度修订

随着法律法规、公司政策及实际情况的变化，本制度将适时进行修订和完善。

制度解释

本制度的解释权归公司行政管理部门所有。

制度生效

本制度自发布之日起生效，全体员工需严格遵守。

本会议室管理制度旨在规范会议室的使用与管理，确保会议室的整洁、安全及高效利用。各部门及员工应积极配合，共同维护会议室的良好秩序与环境。同时，公司也将不断完善管理制度，以适应业务发展的需要及会议室管理的需求。