档案资料的管理方案.docx

档案资料的管理

一、档案资料管理的要点

1.重要的档案资料的交接必须经过服务中心经理或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

2.档案保管由专人负责，以达到文件管理要求，做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件。

3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。

4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由服务中心经理或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。

5.档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。

6.采用各种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。

7.尽可能把其它形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。

8.电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期失效文件。

9.原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。

10.档案的鉴定由管理处经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

11.档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存，为工作方便可设置部门开架档案。

档案资料的分类

1.计算机管理资料

类别

内容

备注

计算机管理资料

计算机管理软件及使用说明、计算机网络管理及记录

物业项目服务中心组织大事记及工作计划、总结

物业项目服务中心会议纪要、会议记录

质量体系文件、内部制度

印章管理记录、涉及用物业公司公章的各类文书

物业管理的请示、批复、报告、通知等各类公文

物业项目服务中心值班及检查记录

行政文件资料

政府部门及主管领导部门文件

本物业公司、水库工作人员相关文件

规章制度、通知、通报等文件

接待来访参观记录表

固定资产登记表、固定资产购置报告、报废审批表

突发事件处理记录

水库内设施、办公用房及办公用品管理记录

水库工作人员管理资料、装修申请等

水库工作人员档案

水库工作人员资料

水库工作人员维修档案

名单、通讯资料、车牌号码

部门架构、职责

水库工作人员反馈资

料

水库工作人员意见调查、统计记录

村民投诉及回访处理记录

维修申报表

维修资料

维修服务派工单

维修回访记录表

2.房屋管理及维修养护资料

类别

内容

备注

标识、导示资料

水库建筑示意图

疏散示意图

建筑物平面图

房屋安全管理类

装修验收记录

房屋安全检查记录

3.公用设施设备档案资料（部分）

类别

内容

备注

公用设施设备档案资料

设备安全运行规程

设备机房管理规定

各设备运行岗位责任制度

相关岗位技术人员资质证书

定期巡回检查记录

维护保养记录

运行记录

设备维修档案

停电应急处理措施

智能化设施运行记录

智能化设施定期保养记录

年检合格证

4.巡查监测及车辆管理资料

类别

内容

备注

巡查监测管理资料

日常巡查监测记录、交接班记录、值班记录

秩序维护训练计划和考核记录

安全防范措施

查岗记录、闭路电视监控系统录像带

紧急事件处理记录

车辆管

理资料

车辆出入登记记录

交通疏导图

停车场安全防范措施及设施记录

5.环境卫生管理资料

类别

内容

备注

环卫设施资料

环卫设备、工具统计表

环卫设备、工具更换记录

6.绿化管理资料

类别

内容

备注

绿化管理资料

绿化规划图纸

绿化设施统计表

绿化保养计划及记录

绿化检查标准及记录

7.保洁管理资料

类别

内容

备注

保洁管理资料

保洁规划图纸

保洁设施统计表

保洁计划及记录

保洁检查标准及记录

三、档案资料过程管理

（一）档案资料的管理流程：

收集----管理分类----编号登记----电脑录入----归档----应用。

1.资料的收集

（1）采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从