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差旅费报销制度及流程

一、制定目的及范围

为规范公司差旅费用的报销管理，确保差旅费用的合理性与合规性，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工在执行公务期间的差旅费用报销，包括但不限于交通费、住宿费、餐饮费及其他相关费用。

二、差旅费用的定义

差旅费用是指员工因公出差所产生的各类费用，包括以下几类：

1.交通费用：包括飞机票、火车票、出租车费、公交费等。

2.住宿费用：包括酒店住宿费、住宿税等。

3.餐饮费用：包括出差期间的餐饮支出。

4.其他费用：包括因公出差所需的其他合理支出，如会议费、通讯费等。

三、差旅费用报销原则

1.报销费用应符合公司差旅标准，确保费用的合理性与必要性。

2.所有报销需提供合法有效的票据，未提供票据的费用不予报销。

3.员工应在出差前向部门负责人申请差旅预算，获得批准后方可出差。

四、差旅费用报销流程

1.差旅申请

员工在出差前需填写《差旅申请表》，包括出差目的、出差时间、预计费用等信息，并提交部门负责人审批。

2.差旅预算审批

部门负责人审核差旅申请，确认出差的必要性及预算的合理性，审批通过后，员工方可进行差旅安排。

3.出差执行

员工根据批准的差旅申请进行出差，期间应妥善保管所有相关票据。

4.费用报销申请

出差结束后，员工需填写《差旅费用报销单》，并附上相关票据，包括交通票据、住宿发票、餐饮发票等。报销单需注明费用类别及金额。

5.报销审核

报销单提交至部门负责人审核，部门负责人需核对票据的真实性及费用的合理性。审核通过后，报销单转交财务部门。

6.财务审核与支付

财务部门对报销单进行审核，确认无误后进行报销支付。报销款项将通过银行转账的方式支付至员工指定账户。

7.报销记录与归档

财务部门需对所有报销单进行记录与归档，确保后续查阅的便利性。所有报销单及相关票据应保存至少三年，以备审计。

五、差旅费用的标准

1.交通费用标准

交通费用应根据实际情况选择合理的交通工具，飞机票应选择经济舱，火车票应选择软卧或硬卧，出租车费用应控制在合理范围内。

2.住宿费用标准

住宿费用应根据出差地点的市场价格选择合适的酒店，标准为每晚不超过公司规定的上限。

3.餐饮费用标准

餐饮费用应控制在公司规定的标准内，出差期间的餐饮费用应合理安排，避免奢侈消费。

4.其他费用标准

其他费用应根据实际发生情况进行报销，需提供相应的票据支持。

六、差旅纪律

1.员工在出差期间应遵守公司相关规定，保持良好的职业形象。

2.员工不得私自增加差旅费用，所有费用应真实、合理。

3.违反差旅费用报销制度的员工，将根据公司相关规定进行处理。

七、反馈与改进机制

为确保差旅费用报销制度的有效性，鼓励员工对制度提出意见与建议。定期对制度进行评估与修订，确保其适应公司发展与员工需求。

通过以上制度与流程的制定，旨在提高差旅费用的管理效率，确保每位员工在出差期间的费用支出合理合规，促进公司整体运营的顺畅与高效。