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会务的组织与管理
和堂传媒---孙杰
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
会议的组织和管理
策划案的内容
会前准备Team小组
会前准备
会场勘察
起草协议
会务分工
制定会议费预算
前四周会议的组织和管理流程
前四周
策划案起草;
成立会议TEAM;
会务准备开始
前三周策划案定稿;
前三周
会务组成立;
会场勘察
前二周与宾馆签协议;
前二周
起草预算并通过
汇款;
前一周
物资备齐
开会日期
开会日期
会前准备-策划案的内容
目的、主题、时间、参会人员(类型、人数)、地点、会议日程、议程、人员分工、
目的、主题、时间、参会人员(类型、人数)、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
会前准备-成立TEAM组
组织落
组织落实,成立TEAM组
TEAM组
负责人
职责
总指挥
整个活动的总负责、总协调
副总指挥
协助总指挥,负责常务工作
策划组
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
会务组
负责参会代表的吃、住、行、接送站等,以及相关物资、资料的准备,费用的预算、决算等
秘书组
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编
会前准备-策划案的内容
会务工作要保证策划案的顺利实现
会务工作五个意识:
全局意识、客户意识
补台意识、奉献意识
创新意识
会前准备-会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点”
是会前必须要做的基础性工作
会前准备-会场勘察
勘察原则:
会务工作为会议内容服务
以策划案为依据,方便操作、节约资金,保证会议顺利进行
会前准备-会场勘察
会场方面宾馆的软硬件
会场方面
宾馆的软硬件
注意事项
餐饮方面租车问题价格问题
会前准备-起草协议
《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标
准,要细致、全面、
对等、无漏洞。
会前准备-起草协议
1、会议日期
2、住房标准及费用
3、场地安排及费用
4、餐饮及费用
5、甲方对乙方的规定
6、乙方对甲方的规定
7、结算等
会前准备-会务组的分工
会务组的分工
人员分工
负责人
会前
会中
会后
总负责
会务总协调、考察、签约、预算、组织等
内外沟通、协调、处理突发事件
结算、善后、总结
物资组
采购会议物品、印刷、制作、落实设备
分发物资、采购会中物品食品、保证设备到位
结帐、剩余物资处理
签到组
邀请、人员落实、房间、餐桌、车辆分配
签到、发资料、安排代的食宿、订餐落实
退房、回收问卷、结帐
车辆调度
寻租车资源、签约、接站场地租用、领导行程
接站组织、车辆调度、交警联系、司机安排
结帐
会前准备-会务组的分工
案例:2000年代理会邀请信
内容:
1、前言
2、会议日程
3、注意事项
4、入住宾馆地点及电话
5、回执
会前准备-会务组的分工
1、北京制定原则、分配名额;
2、大区操作定名单;
3、E-mil参会代理;
4、代理填个人资料回执发大区;
5、大区审核E-mil北京;
6、北京终审、给编号;
7、编号分别发大区;
会前准备-会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心
沟通协调能力强
对会务人员的要求仸劳仸怨能连续作战
对会务
人员的
要求
服从分配协作意识好
应变能力强原则性强
应变能力强
会前准备-制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算;
全面、精细、节约;
距开会日期前两周,做出预算送审批;
距开会日期前一周,务必汇出所需款项;提前行文,写明规则。
目录
一、会前准备二、会务实施目录
一、会前准备
二、会务实施
目录
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
会务的实施
会务的实施会务组:出发时
会务的实施
签到注意事项
会议期间的工作
会议结束的工作
会务的实施-出发时间
提前两天出发
熟悉环境检查工作
熟悉各自接口人
购物及准备工作
开预备会
媒体QA大纲
注意事项
关键点:住房钥匙签到台
住房分配其它
会务的实施-开会期间
与餐厅的联系
与会场的联系
与服务台的联系
与客房部的联系
处理突发事件
会务的实施-会议结束
会议结束的工作
1、退房;整理物品
2、结帐;回收问卷
目录
一、会前准备二、会务实施
一、会前准备
二、会务实施
目录
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
会后总结和决算
会后的总结和决算
会后
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