会计师事务所业务档案管理暂行规定.docx

会计师事务所业务档案管理暂行规定

会计师事务所

业务档案管理暂行规定

为规范本所业务档案管理，明确各方权利、责任与义务，根据《中国注册会计师法》及《中国注册会计师独立审计准则》，特制定本规定。

业务档案的管理主要包括：业务档案归档管理；业务档案借阅管理；业务档案的保管。

一、业务档案归档管理

1．业务档案归档前的整理

业务档案归档前，项目负责人应及时组织项目小组人员对业务档案进行整理，做到：

1）所有底稿内容完整、格式规范、标识一致、记录清晰、结论明确；

2）三级复核业已完成，各级复核人员业已签名：

3）重要的问题已经解决，重要的程序业已完成，重要的证据业已收集齐全；

4）永久性档案已及时更新，并与当期档案已适当分离；

5）所有底稿已按规定的目录编制索引并按索引顺序排放；

6）同一业务的档案超过一卷的，在第一卷已编制目录列明该档案总卷数，及每卷的内容；

2．业务档案的归档

1）业务完成后，项目小组应及时将整理后的档案归档。如无特殊原因,4月30日前出具报告的，档案最迟应在当年6月30日之前归档

完毕,其他档案亦应在审计报告出具后1个月内归档完毕;但验资报

告应于正式报告出具后一周内归档；

2）整好的档案归档前，根据业务情况，项目负责人应将档案交给相关人员复核：

a)一般业务，报总审或类似职能人员复核；

b)证券相关业务或资产总额10亿以上的业务，还应再交主管合伙

人复核；

3）档案管理员收到档案时，应登记造册。对于尚未经复核的档案，档案管理员有权拒收；

4）永久性档案应根据情况确定如何装订：

a)一次性业务或以后不再续约的业务，可与当期档案一并装订；

b)较小规模企业，由项目负责人决定是否与当期档案一并装订；

c)上市公司、规模较大企业永久性档案应单独装订；

5）档案管理员归档时应在档案封面正面及侧面分别注明单位名称、业务类别、年度、编号，同一编号档案超过一卷的，还应标明总卷数及各卷序号；

6）分所以自己名义直接出具的报告，由分所按本办法自行归档保管，分所承办以总所名义出具的报告，分所负责将档案整理好后，应定期将档案交由总所统一归档；

3．业务档案的归档责任

1）项目负责人是该项目业务档案归档的主要责任人,项目小组的其他成员有义务协助项目负责人整理档案并归档;

2)档案管理员应定期检查档案的归档情况，对已出报告但尚未归档的

情况向部门经理汇报,由部门经理督促项目负责人将业务档案按时归档;

3)对于无正当理由，未按期将业务档案整理并归档的,从逾期当月起，

暂扣发该项目小组人员工资的10%,；

4)档案管理员未按规定，将未经复核的档案归档的，扣发工资的10%;

二、业务档案借阅管理

1.业务档案借阅类别：

1)因本所业务人员工作需要借阅；

2)因行业协会、证券管理机关、财政机关、审计机关工作需要借阅；

3)因公、检、法、海关、外管、人民银行等机关部门办案需要借阅；

4)因客户单位工作需要借阅；

5)因其它会计师事务所或评估事务所或相关咨询机构工作需要借阅。

2.业务档案借阅审批程序：

1)因本所业务人员工作需要借阅业务档案，由该项业务主管合伙人审

批；如该项业务需调阅其它业务档案，则由该合伙人与被调阅业务档案的主管合伙人共同审批；如因外勤工作需要携带业务档案出所，或因工作需要复印业务档案材料，则需所长或董事长审批；

2)因行业协会、证券管理机关、财政机关、审计机关工作需要借阅业

务档案，由所长或董事长审批；

3)因公、检、法、海关、外管、人民银行等机关部门办案需要借阅业

务档案，由董事长审批，同时向本所董事会成员报告情况，如案件涉及本所则向本所全体合伙人报告情况；

4)因客户单位工作需要借阅业务档案，由所长或董事长审批；

5)因其它会计师事务所或评估事务所或相关咨询机构工作需要借阅档

案，由董事长审批，但需有偿提供；

6)下列情况不得借阅本所业务档案：

a)本所业务人员非因工作需要的；

b)外单位未出具介绍信或法定代表人授权书的；

c)律师、专业银行职员或非本《规定》第一条所限定的其它公职人

员。

4．业务档案借阅手续

1)借阅本所业务档案，必须办理借阅审批、登记手续，填列《业务档

案借阅审批登记表》（见附件）；

2)行业协会、证券管理机关、财政机关、审计机关、公、检、法、海

关、外管、人民银行等机关借本所业务档案，需出具本人工作证、身份证和本单位介绍信，办理审批手续后方可借阅。档案专管员需将借阅人身份证复印件、工作证复印件及单位介绍信存入被借阅的档案中，不得遗漏。其它单位借阅本所业务档案，需出具本人身份证、企业营业执照附本原件、单位介绍信、法定代表人授权委托书，办理审批手续后方可借阅，档案专管员需将借阅人身份证复印件、企业营业执照附本复印件、单位介绍信原件、法定代表人授权委托

书原件存入被借阅档案中，不得遗漏。

3)业务档