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会务服务交接方案

会务服务交接方案

一、交接事项

1.本方案中交接双方分别为当前的承办方和接手方。

2.交接涉及会议策划、场地布置、物料准备、餐饮安排、

嘉宾接待、通讯设备、会议礼品以及会后结算等方面的事项。

3.交接应保证两端沟通畅通、情况明确、责任落实，避免

因信息不全、任务不清、人员变动等原因而导致的交接过程不

顺畅、影响接手方开展工作的情况发生。

二、交接流程

1.承办方对交接信息汇总

承办方应对交接相关事项进行梳理、汇总，包括会议的基

本信息、各方责任、费用结算、物资备品清单等信息，整理成

文档形式，并提交给接手方。

2.接手方了解基本情况

接手方应仔细阅读承办方提供的交接文件，掌握会议的基

本信息、各方责任、费用结算、物资备品清单等信息，并提出

需要进一步沟通的问题。

3.双方沟通明确功能区域

接手方应与承办方沟通明确会议场地的存放位置和状态，

了解物资备品的存放位置和数量，以及宾客服务区域及接待标

准等。

4.接手方检查物资备品

接手方应在承办方的配合下对物资备品清单进行检查核对，

与实际存放的物资备品核对数量、质量等，视情况对物资图片、

数量进行重新登记，并将检查结果与承办方进行核实。

5.接手方整理交接文件

接手方应在与承办方沟通确认无异后，整理会议的相关文

件、资料，并依据实际情况对各项事宜进行补充修改，并提交

给承办方审核确认。

6.接手方开始工作

接手方应在相关文件交接完成后，直接开始实际工作，进

入到实质性的会务工作中。在工作的过程中，接手方应与承办

方保持沟通联系，及时处理会议中出现的问题，并进行记录。

三、注意事项

1.交接前要提前做好准备，掌握好各个事项的情况，确保

交接的顺利进行。

2.交接双方在交接期内要互相配合，及时沟通，避免因某

个环节上的信息或误差造成整个交接过程的延迟。

3.交接涉及的问题和信息应在文档中详细记录，便于后续

的跟踪和查看。

4.接手方在交接后，应对会议的策划、现场运营等方面进

行再次确认审核，尽最大努力预防问题的出现。

5.会议结束后，双方应及时进行结算等后续事项，便于交

接的完成。

本交接方案是为了保证会议工作的顺利开展，在双方协作

之下，实现了会务工作的顺利交接，并确保了接手方对会议工

作的理解和顺利进行。