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商务咨询公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本商务咨询公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，保障公司及合作各方的合法权益，依据国家相关法律法规以及本公司财务管理制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有涉及商务咨询服务相关合同的付款业务。

二、职责分工

1.业务部门

负责依据合同约定，发起付款申请，并提供相应的付款依据，如已完成的服务成果证明、阶段性报告等。

与合作方进行业务沟通，核对服务内容、进度及金额等相关信息，确保付款申请符合合同要求。

跟踪付款进度，及时向合作方反馈付款情况，并协调处理付款过程中出现的与业务相关的问题。

2.财务部门

负责审核付款申请的合规性，包括但不限于核对合同条款、发票的真实性与合法性、申请金额与账载金额的一致性等。

根据公司资金状况安排付款计划，合理调配资金，确保按时足额付款的同时保障公司资金的正常周转。

进行付款账务处理，记录相关财务信息，定期对合同付款情况进行统计分析，并向管理层汇报。

3.管理层

负责审批重大合同付款申请，依据公司整体运营情况、预算安排等综合因素做出决策。

监督合同付款管理办法的执行情况，对发现的问题及时提出整改要求，确保付款管理工作的规范有序开展。

三、付款申请流程

1.常规付款申请

业务部门在合同约定的付款节点到达前，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、合作方名称、合同金额、本次申请付款金额、付款事由（如服务完成阶段、交付成果描述等）以及对应的银行账户信息等内容。

附上与付款相关的证明材料，如经合作方确认的服务清单、成果报告、发票等，确保申请资料的完整性与准确性。

将填写完整并附相关证明材料的《合同付款申请表》提交给部门负责人进行初审，部门负责人需审核业务内容是否符合合同约定，签字确认后转至财务部门审核。

2.预付款申请

对于需要支付预付款的合同，业务部门除按常规付款申请要求填写申请表、提供合同复印件外，还需特别说明预付款的必要性、支付比例及后续服务跟进计划等内容。

经部门负责人审核同意后提交财务部门，财务部门着重审核预付款是否符合公司预算安排及行业惯例等情况，审核通过后按审批权限进行后续审批流程。

3.尾款付款申请

在合同约定的服务全部完成且验收合格后，业务部门发起尾款付款申请，需在申请表中明确注明验收情况，附上验收报告、最终服务成果等证明材料，以体现服务已按合同要求履行完毕。

按照初审、财务审核及相应审批流程依次进行办理。

四、审核要点

1.业务部门审核要点

核对付款申请对应的服务内容是否与合同约定的服务范围、质量标准及进度安排相符，确保合作方已按要求履行相应义务。

检查相关业务证明材料是否齐全、准确，如服务报告的签字盖章情况、交付成果的完整性等，保障付款依据充分可靠。

2.财务部门审核要点

审查合同条款中关于付款的约定，包括付款方式、付款时间节点、金额计算方式等，确认付款申请是否严格遵循合同规定。

核实发票的真实性、合法性及完整性，检查发票开具内容是否与合同业务内容一致，发票金额是否与申请付款金额相符，同时确认发票是否已按税务要求进行妥善处理（如认证等）。

核对申请付款金额是否在预算范围内，是否与公司财务账面上记录的该合同应付款项金额一致，避免出现超付、错付等情况。

根据公司整体资金状况，评估此次付款对公司资金流动性的影响，合理安排付款时间，确保公司资金链的稳定。

五、审批权限

1.单次付款金额在[X]元以下的，由业务部门负责人审核后，报财务负责人审批通过即可安排付款。

2.单次付款金额在[X]元（含）至[X]元之间的，经业务部门负责人、财务负责人审核后，需提交分管副总经理审批。

3.单次付款金额在[X]元（含）以上的，除经过上述流程审核外，还需由总经理进行最终审批。

六、付款执行

1.财务部门在完成所有审批流程且审核无误后，按照合同约定的付款方式（如银行转账、支票等）进行付款操作。

2.在付款完成后，及时将付款凭证（如银行回单等）进行整理归档，并通知业务部门付款已完成，以便业务部门与合作方进一步沟通确认。

七、记录与档案管理

1.财务部门应建立专门的合同付款台账，详细记录每一笔合同付款的相关信息，包括合同编号、合作方名称、付款日期、付款金额、付款方式、发票号码等内容，便于随时查询和统计分析。

2.所有与合同付款相关的申请资料、审批文件、发票、付款凭证等原始档案应按照公司档案管理制度进行妥善归档保存，保存期限不少于国家规定的会计档案保管期限，以备内部审计、外部审计及其他监管部门检查使用。

八、监督与检查

1.公司内部审计部门定期对合同付款管理情况进行审计检查，重点审查付款流程的合规性、审批权限的执行情况、财务处理的准确性以及档案管理的规范性等内容，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

2.业