大型会议接待方案(4篇) .pdfVIP

大型会议接待方案

(一)

一、会前准备工作

1、____会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务

工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与

会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬

等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访

席签、话筒，并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明

确。

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

(5)摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保

健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、____照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

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二、会务____与服务工作

1、会务人员提前____小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案____与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前____分钟，关闭会场大门，与会

人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许

找人，无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、____照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、____送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员

等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

大型会议接待方案

(二)

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及

会议接待的方式不同，对会议的____方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

根据会议规模，确定接待规格。

发放会议通知和会议日程。

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会议通知必须写明召集人的姓名或____、单位名称，会议的时

间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、____等

内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会

议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要

附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问

路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了

解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

它可以随会议通知一起发放。

选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最

好是达到一下标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松

松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一

起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所

以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大

小正好的房间。”

第二。地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以

把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点

定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

第三。附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、

卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议

是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺

利”。否则，可能会造成损失。

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第四。要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶

来开会的人已经不多了。