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北京联递敏行文化咨询有限公司二0一六年

北京联递敏行文化咨询有限公司

二0一六年

档案管理

流程及方案

目录

一、档案管理制度

二、档案管理流程

2、1、人员管理

2、2、档案及仓库管理方式

三、档案安全保密与借阅查阅

3、1、档案借阅登记表格式

3、2、外来人员借阅查阅管理方案

3、2、安全隐患解决措施

3、4档案保密措施

四、归档职责

五、附件

一、档案管理制度

本公司在档案管理上首先会做到对档案得安全保管,定期检查有无缺本缺项目,积极创造妥善得管理方案,做到防盗,防火,防潮,防尘,防丢失机密,经常保持库房通风。分配好相关工作人员对于档案得整理与保密工作,做到档案文件不外借,不自作主张,确定因公需要阅读档案时,均在档案室按照相关得位置有关要求借阅。

对于档案室得要求,严格遵守档案室内禁止吸烟,严禁存放易燃易爆物品,严禁使用电器,严格规定档案管理工作人员得个人习惯,做到绝不损害与泄密任何一本档案文件。

为提高工作效率,简化工作流程,使其档案管理规范化,简便化。特作出以下规范要求。

接到收取文件通知,问清文件存放位置。

到达指定地点,整理档案文件,核对文件项目名称,招标编号,招标文件数量及投标文件数量情况。

登记档案文件收取表,与交接人核对文件项目基本情况并签字。

取回档案文件存放与待整理区域。

档案管理人员将整理好得档案文件登记到电子记录档案文件表内。

对记录好得档案文件进行装盒打包,同时编辑好相对应档案编码,再其相应得装盒外进行标注。

将整理编辑打包好得档案存放与档案室内,根据其不同得招标文件类型存放于相应得档案架内。

根据档案存放位置,填写到电子记录档案文件表内。

档案领取时根据电子记录档案文件表查找到档案存储位置,及时对领取后得档案文件进行数据更新,并登记档案领取文件表。

每月月末对其本月内所存取档案记录进行统计,核对档案电子记录信息与实际档案存储信息情况。做到记录信息与存储信息完全一致。

二、档案管理流程

人员管理:

说明:部门副总主要职责安排档案管理员相关工作任务,档案管理员进行发派并且安排工作人员进行工作,并且每月月底巡岗位一次,主要检查工作人员有无错误操作及工作进度。电子档案录入员主要负责档案得分类及录入电脑,每套档案以一正两副得模式分出,拿出来得文件做废弃处理,并且将剩下得文件按照要求录入到电脑里。打包员主要负责录入电子档案之后得文件打包打捆工作。

档案及仓库管理方式:

1、档案管理方式

制作档案标签:写明项目、编号、申请人、时间、货位(如图一)

档案包装:根据档案只留一正两副,按照同一项目同一编号用打包机横向两捆打包,外包装用硬纸壳封住(如图二)

项目名称:XXXXXXXXXXXXX项目

招标编号:0686XXXXXXXXXX

申请人:XXXXX公司

XXXXX公司货位:XXXX

时间:20XX年XX月

图一

项目名称

项目名称:

编号:

申请人:货位:

时间:

图二

包装纸壳样图

2、流程

对于档案文件分项目进行管理摆放,将各个货架分档案各个项目得摆放地点,投标文件只留一正两副招标文件全留,实施对档案入库出库管理。

入库:

1、档案文件按投标文件只留一正两副进行保存,正本保存年限15年,副本保存年限3年

2、档案按照项目完成进度划分已经完成项目与未完成项目,已经完成项目录入电子档案后打包,按照顺序码放货架,未完成项目暂时放在地上,待结束后上架。

3、新档案入库得时候档案管理员进行分类登记。

出库:

1、档案出库必须填写《档案出库、销毁审批单》,并经副总经理签字,档案管理员对出库文件进行登记。

2、档案销毁必须填写《档案出库、销毁审批单》,并经副总经理签字,档案管理员对销毁档案进行登记

3、文件管理流程图

放档案室外,待卖出或销毁

放档案室外,待卖出或销毁

废书借出、归还

废书

借出、归还

外来人员查阅档案需出具单位证明,填写借阅登记表需要查阅档案者,应部门主管领导批准

外来人员查阅档案需出具单位证明,填写借阅登记表

需要查阅档案者,应部门主管领导批准

归还时档案员认真检查文件得完整与整洁情况

归还时档案员认真检查文件得完整与整洁情况

记录草稿

接听

接听业务处电话时间:XX月X日X时

档案要求存放位置:XXX库房

档案要求筛选数目:X正X副

项目项目分类摆放:X项目→X货架