学校采购索证索票管理制度.docx

学校采购索证索票管理制度

第一章总则

为加强学校采购管理，确保采购活动的合法性、合规性和有效性，根据国家法律法规及相关政策，特制定本制度。采购索证索票管理制度旨在规范采购活动中的票据管理和证件审核，防范采购风险，维护学校的合法权益。

第一条目的

本制度的目的是为规范学校的采购流程，提高采购透明度，确保采购资金的合理使用，维护学校的财务安全。

第二条适用范围

本制度适用于学校内部所有采购活动，包括但不限于日常办公用品、教学设备、实验材料等的采购。所有参与采购活动的教职员工均需遵循本制度。

第三条法律依据

本制度依据《中华人民共和国采购法》、《中华人民共和国会计法》和《高等学校财务制度》等相关法律法规制定。

第二章采购管理规范

第一节采购责任

第四条采购责任分工

1.采购部门：负责采购计划的制定、实施和管理，确保采购的合法性和合规性。

2.财务部门：负责审核采购合同、票据的合规性，确保资金的合理使用。

3.审计部门：负责对采购活动进行监督和审计，确保采购行为的透明性。

第二节证件审核

第五条采购证件要求

1.所有采购活动必须索取相应的合法证件，包括但不限于以下文件：

-供应商营业执照复印件

-税务登记证复印件（如有）

-组织机构代码证复印件（如有）

2.采购部门需对上述证件进行认真审核，确保供应商的合法性。

第三节票据管理

第六条票据索取要求

1.在采购完成后，采购部门必须向供应商索取合法的票据，包括：

-增值税专用发票或普通发票

-收据（如无发票）

2.所有票据必须具备以下信息：

-供应商名称

-货物或服务的名称、数量和金额

-开票日期

第三章采购流程

第一节采购流程

第七条采购申请

1.教职员工需填写《采购申请表》，详细列明采购的物品、数量、用途及预算。

2.采购申请需由相应的部门负责人签字确认。

第八条采购审核

1.采购部门对申请进行审核，确保申请的合理性和必要性，符合预算要求。

2.审核通过后，采购部门可进行市场调研，选择合适的供应商。

第九条签订合同

1.确定供应商后，采购部门需与其签订正式的采购合同，合同中需明确双方的权利和义务。

2.合同需由法务部门审核，确保合同条款的合法性。

第二节票据索取与管理

第十条索票流程

1.采购完成后，采购部门需向供应商索取相应的票据，并进行审核。

2.所有票据需按规定归档，确保票据的完整性和可追溯性。

第十一条票据审核

1.财务部门需对所有票据进行审核，确保票据的合法性和合规性。

2.财务部门应及时将审核结果反馈给采购部门，如发现问题需及时处理。

第四章监督机制

第一节监督管理

第十二条监督责任

1.学校设立专门的采购监督小组，负责对采购活动进行监督和检查。

2.监督小组应定期对采购流程进行审计，确保制度的执行情况。

第二节记录与反馈

第十三条记录管理

1.采购部门需对每次采购活动进行详细记录，包括采购申请、合同、票据等。

2.所有记录需整理归档，保留备查。

第十四条反馈机制

1.教职员工如发现采购活动中的违规行为，可通过学校的举报渠道进行反馈。

2.学校应对举报事项进行调查，并及时处理。

第五章附则

第十五条制度解释权

本制度由学校财务部门负责解释和修订。

第十六条生效日期

本制度自发布之日起实施，原有相关制度同时废止。

第十七条未来修订

本制度应根据实际情况和法律法规的变化进行定期修订，确保制度的有效性和适用性。

通过以上制度的制定，学校可以有效地规范采购行为，确保采购活动的透明性和合规性，进而保障学校的财务安全，为学校的可持续发展奠定坚实的基础。