HLLG-GS-B-09《合同订单管理程序》.docxVIP

文件编号：HLLG-GS-B-09

页数：共6页第1页

浙江海亮股份有限公司

合同订单管理程序

编制：雷婷

审核：何旭鸣

批准：赵利兴

受控：受控

执行日期：2015年3月15日

文件名称

合同订单管理程序

共6页

文件编号

HLLG-GS-B-09

版本

A1

本管理文件修订历史信息：

当前版本

A1

最新更新日期

2016年3月10日

最新更新作者

雷婷

主要修订内容

将框架合同与日常订单的评审区分；顾客要求覆盖RoHS报告

原始编撰人

雷婷

批准人

赵利兴

历史版本

更新日期

修订者

批准人

主要修订摘要

A0

2016.3.10

雷婷

赵利兴

将框架合同与日常订单的评审区分；顾客要求覆盖RoHS报告

文件会签：

部门

职务

姓名（日期）

部门

职务

姓名（日期）

合同订单管理程序

目的

为保证能正确识别和理解顾客要求，评价并确认本公司具有满足顾客要求的能力，以规范合同/订单评审活动，并加强与顾客的沟通，特制定本程序。

范围

适用于本公司与顾客有关过程的控制及与产品有关的所有合同/订单的评审活动。

职责

3.1销售部开展市场调查、拟订营销目标和策略，组织开展产品推广和售前服务。

3.2销售部负责与顾客有关的过程的控制，组织合同评审并实施监控，负责与顾客的沟通及交付后的服务活动，并保存相关记录及资料。

3.3各部门负责人就本部门满足顾客和合同要求的能力进行评审并实施。

3.4必要时由总经理审核并协调合同评审结论。

定义

4.1合同：是指有长期合作协议或以公司规范合同销售定型产品的书面合同，是产品长期批量供货的总合同。

4.2订单：是指根据需要，在合同范围内下的订货协议(包括口头、来电、来函、传真、邮件等)。

程序

5.1市场营销和售前服务

5.1.1销售部组织并开展市场调查的工作，每年不得低于一次，并于每次调查完成之后提交《市场调研报告》，其内容至少包括：

1)主导产品的市场占有率

2)国内外竞争对手的占有率与竞争策略，技术现状

3)当前顾客及潜在顾客的需求和对未来产品发展的期望

4)外部竞争中的机会

5)外部竞争中的威胁

5.1.2销售部根据市场调查的分析结果，拟订《市场营销计划》，于每年12月15日之前提交，经总经理批准后实施。《市场营销计划》的内容包括：

1)顾客满意度目标

2)市场扩张的目标：如销售额、销售量、市场占有率、新产品、新用户

3)市场扩张的策略：如价格策略、质量策略、品牌与服务的策略

5.1.3按照市场营销计划开展产品推广和售前服务工作。

1）向用户和潜在用户宣传本公司常规产品目录；

2）向用户和潜在用户派发公司简介；

走访用户；

4）建立企业网站，等……

5.2与产品有关的要求的确定

5.2.1销售部获悉顾客的订货意向，此时应在予以登记，并经确认，将它们按5.4.1进行分类。

5.2.2顾客的各种要求均应以书面的形式明确，其内容应覆盖到以下：

a)顾客明示的要求：包括产品名称，规格型号，数量，交货期，特殊特性，交付验收准则、RoHS报告等；

b)顾客虽未明示但必须达到的要求：如安全，完整，环保，便捷等；

c)符合国家法规、相关技术标准的要求：如获得、储存、回收、处置材料的法规等；

d)组织承诺的：如质保期，三包期，售后服务，环境保护等附加要求。

5.2.3销售部制单员审核并确定顾客要求均已明确并书面化（如形成订单文本）后，填写《订单评审表》交给参与评审的人员，按下列5.4的方式进行评审。

5.3合同的评审

由销售部报请总经理，并召集技术部、品保部、生产部、采购部、财务部就顾客的技术要求、质量要求、生产能力、原材料供应能力及交货期、价格等项目进行会议评审，确定是否能满足顾客要求，并形成记录《合同评审记录表》

5.4订单的评审

5.4.1订单的分类

视本组织满足顾客要求的能力，本公司的订单分为A,B,C三类：

--可为顾客提供库存产品的订单为A类;

--常规产品但无库存的订单为B类;

--新产品及顾客有特殊技术要求的产品的订单为C类。

5.4.2订单评审方法：所有订单均应在向顾客承诺前或签订前进行订单评审，订单评审的方法可分为“主管评审”、“会签评审”、“会议评审”，即：

5.4.2.1主管评审：A类订单由销售部根据常规产品目录及仓库提供的成品库存报表，由制单员进行评审，确定是否有能力直接交付后填写在《订单评审表》中，若有，制单员将《订单评审表》交销售部主管人员签署姓名和日期后评审完毕,若无，转入B类订单评审。

5.4.2.2会签评审：对B类订单由销售部召集生产