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学校档案资料管理制度

第一章总则

为加强学校档案资料的管理，保障档案的安全、完整和有效利用，促进学校管理的规范化、科学化，依据国家教育法规及相关政策，结合我校实际情况，特制定本制度。学校档案资料是记录学校历史、发展、教学、科研及各类活动的重要依据，具有重要的历史价值和现实意义。

第二章适用范围

本制度适用于学校内所有档案资料的收集、整理、保管、使用与销毁等工作。包括但不限于：

1.学校教务档案（如课程设置、教学计划、学生成绩等）。

2.人事档案（如教职工招聘、考核、培训记录等）。

3.财务档案（如经费使用、预算报告、审计资料等）。

4.学校活动档案（如各类活动记录、照片、宣传材料等）。

第三章档案管理职责

1.档案管理部门

学校档案管理工作由学校档案室负责，档案室负责制定具体的档案管理实施细则，组织开展档案管理培训，确保各部门按照规定执行。

2.各部门职责

各职能部门应指定专人负责本部门档案资料的管理，确保档案的及时收集、整理与归档。

3.教职工责任

所有教职工应积极配合档案管理工作，及时提供所需档案资料，并确保资料的真实性和完整性。

第四章档案的收集与归档

1.档案收集

各部门应定期收集档案资料，包括但不限于：

-教学活动记录。

-学生成绩单。

-教职工任职资格、考核材料。

-各类会议记录与决议。

2.归档要求

所有归档材料必须符合以下要求：

-字迹工整、内容完整。

-按照统一格式进行整理，确保资料的规范性。

-归档后需填写《档案归档清单》，由相关负责人签字确认。

第五章档案的保管

1.保管措施

档案室应设有专门的档案存储空间，采取防火、防潮、防盗等安全措施。档案应分类存放，逐一编号，确保资料的完整性和便于查阅。

2.档案的定期检查

档案室应每年至少进行一次档案整理和核对，确保档案的完整性与准确性。

3.档案交接

档案交接时，需填写《档案交接清单》，并由交接双方签字确认，确保档案的安全转移。

第六章档案的查阅与借用

1.查阅规定

学校教职工如需查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经档案室审批后方可查阅。查阅期间需遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

2.借用规定

档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经校长或分管领导批准。借用档案时，需填写《档案借用登记表》，并由借用人签字确认。

第七章档案的转递

1.转递流程

档案转递工作需认真负责，转递时应填写《档案转递通知单》，确保资料的安全传递。转递的档案应由档案室专人密封，禁止个人随意携带。

2.接收确认

对于转进的档案，接收部门应及时核对无误，并在《档案转递通知单》上签字确认。

第八章档案的销毁

1.销毁流程

对于超过保管期限或已无保存价值的档案，需由档案室提出销毁申请，经校长审批后方可实施。销毁工作应由专人负责，并做好销毁记录。

2.销毁记录

所有销毁档案需填写《档案销毁登记表》，记录销毁时间、内容及相关负责人的签字，确保销毁过程的透明和可追溯性。

第九章监督与评估机制

1.监督机制

学校将定期对档案管理工作进行检查和评估，确保各项规定的落实情况。各部门应积极配合，及时整改发现的问题。

2.评估标准

评估内容包括档案资料的完整性、保管安全、查阅借用的规范性等。评估结果将作为部门年度考核的重要依据。

第十章附则

1.解释权

本制度由学校档案室负责解释，若有未尽事宜，按国家及地方相关法规执行。

2.生效日期

本制度自发布之日起生效，所有教职工应严格遵守。

3.修订流程

本制度如需修订，须由档案室提出修订方案，经校长审批后实施。

通过以上制度的建立与执行，学校将能够有效地管理档案资料，确保信息的安全和高效利用，为学校的发展提供有力的支持。档案管理工作的重要性不容忽视，它不仅关乎学校的历史与发展，也影响到教育教学的各个方面。希望通过本制度的实施，能够进一步提升学校的管理水平和工作效率。