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采购管理流程制度大全采购与付款业务处理流程

一、公司购进财产物资的采购与付款，应按以下程序进行处理

1.制定采购计划。由财产物资会计和各财物需求部门协助采购部

门根据经营目标和历史需求情况编制年度、季度、月份采购计划，经

公司负责人签批后，将制定的采购计划送交财产物资会计一份备案。

2.签订购货合同。由采购部门根据采购计划，与供货方签订购货

合同。

3.填制请购单。需求部门认为库存物资不足本部门一定期限内的

实际需求时，应当填制请购单，并经本部门负责人签字。

4.请购审批。由需求部门将请购单递交公司受权采购审批人，根

据授权批准制度规定批准后，将请购单（财会联）递交采购部门进行

采购。因特殊原因而急需采购财产物资的，经口头请示公司受权采购

审批人后，可先购买，后补办采购审批手续。

5.支付货款。采购部门根据购货合同或请购单，经批准后参照有

关规定向出纳员办理货款支付手续。非现款采购的，在货到验收入库

后，按付款方式和期限要求再履行该程序。

6.采购物资。采购员付款并从供货方提供或由供货方送货（或由

供货方代办托运）至本公司仓库。

7.验收入库。采购员将购进的财物运回后，交保管员按以下程序

进行验收入库。

⑴由采购员与保管员根据发票或购货合同，对购进物资的品名、

数量、质量等进行实点验收。

⑵由采购员协助保管员根据实点验收情况填制验收入库单；验收

入库单（各联）由保管员签名后，递交保管部门负责人核定签名；需

要质检部门质检的，还应由质检人员签名，保管员应及时登记部门明

细账。发生预付款、赊购、受托代销情况的，验收时还应按照以下规

定办理。

①发生的应列入采购成本的运杂费等，应当按照费用报销程序审

核、审批后，分摊记入验收入库单（各联）的各财产物资成本金额。

②属预付款后进货的，应在验收入库单（各联）的备注栏注明。

“已汇款、汇款号码为”或“已预付款”。

③属赊购的，应附欠款证明或在验收入库单（各联）的备注栏注

明“赊购”字样。

④货到而发票未到的，应根据购货合同等资料暂估验收入账，并

于下月初由会计机构用红字作同样的分录，予以冲回；待取得发票时

再正常验收入帐。

⑤出现验收差异（指实际验收与发票的差异）的，应将差异及其

原因在验收入库单（各联）备注栏的相应位置注明。

⑥属代销商品的，应根据委托代销商品清单（受托单位联）和代

销合同，制作验收入库单，并在验收入库单（各联）的备注栏注明。

“代销”字样。

⑶由采购员将验收入库单（各联）及所附付（欠）款证明、发票、

购货合同或请购单（会计联）等相关原始凭证，在规定期限内递交财

产物资会计审核。

8.审核。财产物资会计对采购员递交的验收入库单（会计联）及

所附付（欠）款证明、发票、购货合同或请购单（会计联）等相关原

始凭证审核。审核内容包括批准范围、权限、程序是否正确，凭证是

否真实、合法及其记载是否准确、完整等。

9.稽核。财产物资会计对验收入库单（保管联）进行复核。复核

内容包括凭证是否真实、合法及其记载是否正确、完整，账证、证证

是否相符等。

10.账务处理。根据验收入库单（会计联）及所附付（欠）款证明、

发票、购货合同或采购计划单（会计联）等相关原始凭证按照规定的

程序进行相应的账务处理。

商业承兑汇票到期不能承兑的，应将开户行的相应通知单递交收

支往来会计进行相应账务处理。

给付代销商品款的，应取得委托单位开出的发票；托收承付或委

托收款的，应取得托收承付凭证或委托收款凭证（付款回单联）。

二、已验收入库的财产物资退货与收款，应按以下程序进行处理

1.退货提议。公司质检、保管、销售或耗费等相关部门认为应予

退货的，应请示受权退货审批人同意，并通知采购部门办理退货事宜。

2.退货协商。采购部门应根据采购约定与供货方协商，取得供货

方的退货通知单。

3.退货填单。由采购员协助保管员制作红字验收入库单，并由采

购员和保管员签字。

4.退货审批。由采购员将红字验收入库单递交采购部门负责人、

公司受权采购审批人根据授权批准制度的规定审批；设置门卫点验的，

还应同时签批出门证。退货同时能够取得退货款的，采购员应当先向

出纳员取得预开的收款收据，并在出纳员预开票据登记薄上签收。

5.实施退货。采购员将已审批的红字验收入库单（各联）留存在

保管员处提货，保管员应及时登记部门明细账；设置门卫点验的，将

退货