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集团档案管理制度

第一章总则

为加强集团档案管理，确保档案信息的安全性、完整性和有效性，提升档案利用效率，依据国家相关法律法规及组织内部管理规范，特制定本制度。档案作为记录组织历史、运营过程的重要资料，是决策和管理的基础，是实现信息共享、提升工作效率的重要工具。

第二章目标与适用范围

2.1目标

1.确保档案的安全存储、合理利用和科学管理。

2.规范档案的收集、整理、保管、查阅与借用等流程。

3.提高档案管理的科学化、规范化程度，推动数字化档案管理的实施。

2.2适用范围

本制度适用于集团内部所有部门、全体员工及相关外部合作单位，涉及的档案包括但不限于人事档案、财务档案、项目档案、合同档案及其他与集团运营相关的资料。

第三章管理规范

3.1档案的收集与归档

1.收集：各部门应按照规定及时收集与其业务相关的档案材料，包括但不限于：

-员工登记表

-个人简历

-绩效考核材料

-各类证书复印件

-奖惩记录

-劳动合同及其他相关文件

2.归档：归档材料应当按照统一标准进行整理，确保字迹工整、内容完整。归档后材料需填写归档清单，由档案管理负责人审核并签字。

3.2档案的保管

1.保管责任：档案由专人负责保管，确保档案的完整性和安全性。档案应存放于专用档案室或保险柜内，采取防火、防潮、防盗等措施。

2.编号登记：每份档案必须逐一编号并进行登记，确保档案能够快速检索。每年至少进行一次全面检查，核对档案的完整性。

3.交接制度：档案交接需填写交接清单，由交接双方签字确认，并记录交接日期和交接人信息。

3.3档案的查阅与借用

1.查阅程序：员工如需查阅档案，应向档案管理部门提出申请，并填写查阅申请表。经审批后方可查阅。

2.借用要求：档案原则上不外借，特殊情况下需经部门负责人和档案管理负责人批准。借用时应填写借用登记表，借用人需承诺按期归还，并承担相应责任。

3.4档案的转递

1.转递要求：档案转递应由档案管理部门负责，确保档案在转递过程中的安全性。转递时需密封档案，并使用机要途径进行传递。

2.转递记录：转递档案需填写转递通知单，记录转递人、接收人、转递日期和档案内容。接收方需在通知单上签字确认。

第四章操作流程

4.1档案的收集与归档流程

1.各部门收集相关档案材料，并进行初步审核。

2.将审核无误的材料提交档案管理部门进行整理和归档。

3.档案管理部门按规定进行编号、登记和归档。

4.2档案的查阅与借用流程

1.申请人填写查阅或借用申请表，提交至档案管理部门。

2.档案管理部门审核申请，审批通过后告知申请人。

3.申请人查阅档案，或在借用协议上签字确认借用事项。

4.3档案的转递流程

1.需转递档案时，由档案管理部门准备转递材料，并填写转递通知单。

2.通过机要途径进行转递，接收方在通知单上签字确认。

3.档案管理部门进行转递记录，确保档案流转的可追溯性。

第五章监督机制

5.1监督责任

1.集团档案管理部门负责对本制度的实施进行监督，定期检查各部门的档案管理情况。

2.相关部门应配合档案管理部门的监督工作，及时整改发现的问题。

5.2评估机制

1.每年对档案管理工作进行评估，收集各部门的反馈意见，制定改进方案。

2.建立档案管理工作年度报告制度，评估档案管理效果，并提出合理化建议。

5.3违规处理

1.对违反档案管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处理，包括警告、罚款、降职或解除劳动合同等。

2.对因档案管理不当造成重大损失的责任人，追究其相应的法律责任。

第六章附则

1.本制度由集团档案管理部门解释，自颁布之日起实施。

2.本制度根据实际情况和法规变化进行定期修订，修订意见应予以公示并征求相关部门意见。

3.本制度的具体实施细则由各部门结合自身特点制定，并报档案管理部门备案。

以上为集团档案管理制度的初步框架，涵盖了目标、适用范围、管理规范、操作流程、监督机制及附则等内容。该制度的实施将推动集团档案管理的科学化、规范化，提升档案利用效率，确保档案信息的安全性和完整性。