RM04.02.01自采轻质油控制程序.doc

发行版本：A

自采轻质油控制程序修改次数：0

文件编号：QG/XNXS465—2005

1适用范围

本程序规定了轻质油自采购置的管理内容及要求。

本程序适用于公司营销处和所属地区公司。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本细则的引用而成为本文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于文件，然而，鼓励根据本细则达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。

2.1石油商字[2002]8号《中国石油天然气股份公司物资采购与电子商务管理办法》

3风险

3.1采购计划未经过有效审批。

3.2采购计划的形成过程缺乏适当的职权分离。

3.3选择了不合格的供应商,可能导致企业损失。

3.4商务谈判没有达到合理的采购目标，采购合同不规范，导致企业权益未得到有效保障。

3.5自采轻质油品采购结算资金未经过有效审批，应当支付的金额不准确，应付帐款的确认不准确。

中国石油西南销售分公司2005—05—20发布2005—05—25实施

4职责

4.1营销处负责授权范围内的油品自采业务的计划管理，自采轻质油供应商的选择、自采油谈判、合同的制定和货款结算；

4.2各所属单位负责自采轻质油需求计划的上报、公司授权范围内的供应商选择、合同制订、存货入库管理和货款结算等专业管理；

4.4财务资产处和所属单位财务部门采购资金管理和会计核算、财务监督；

4.5综合法律事务处负责合同审查业务管理。

5控制内容及要求(控制)。

5.1确保采购计划经过有效审批审批。

5.1.1西南公司本部

5.1.2所属分公司自采轻质油计划的确认由所属单位业务部门负责根据市场销售及资源情况编制采购计划，业务部门负责人审核，所属单位主管领导审批后，报西南公司营销处，营销处计划管理岗负责汇总、编制采购计划，处室负责人审核，西南公司主管领导审批。

5.2采购计划的形成过程适当的职权分离。

5.2.1营销处计划管理岗复核所属单位上报的《采购计划表》；审核品种、数量、资金申请和编制人、审核人、审批人及是否加盖公章；《采购计划表》需连续编号。营销处负责人审核，公司主管领导审批。

5.3保证选择合格的供应商。

5.3.1

5.4保证商务谈判达到合理的采购目标,采购合同规范有效。

5.4.1

各地区省公司在自采轻质油采购过程中，下述岗位实施职责分离：

采购计划由营销处计划管理岗编制，营销处领导负责人审核，公司主管领导审批；采购价格与供应商由营销处负责人和所属单位业务部们审核，公司主管领导和所属单位主管领导审定。

5.5确保采购结算资金经过有效审批，应当支付的金额准确，应付帐款正确。

5.5.1公司营销处或所属单位业务部门根据成品油发货台帐对结算票据的油品数量、品种和单价进行审核，依据采购合同复核结算票据的价格无误后将资金申请表交营销处或业务部们负责人审核后，呈报公司主管领导和所属单位主管领导审批,审批完毕交财务部门结算岗位。

5.5.2公司财务处或所属单位财务部门结算岗审核票据、资金申请表的真实性、准确性，财务处负责人复核完毕，交公司或所属单位总会计师审批。

5.5.3公司财务处或所属单位财务部门商品核算岗编制记帐凭证，并交稽核岗位审核付款手续是否完整。

公司财务处或所属单位财务部门出纳岗审核是否符合现金结算范围。

结算支付的其他程序按“RM13.02.04.02支付结算”流程的相关控制执行。

6控制证据或记录

6.1月需求计划申报表(营销处设置，营销处、调运处使用，营销处、调运处保存，保存期2年)

6.2槽车入库台帐(营销处、调运处、所属单位设置，营销处、调运处、所属单位使用，营销处、调运处、所属单位保存，保存期10年)

6.3资金申请表(财务处设置，营销处、调运处、所属单位使用，财务处保存，保存期10年)

6.4结算发票(税务部门设置，营销处、调运处、所属单位使用，财务处、所属单位保存，保存期10年)

6.5成品油收货（入库）凭证(财务处设置，营销处、调运处、所属单位使用，财务处、所属单位保存，保存期10年)

6.6谈判记录(营销处、所属单位设置，营销处、所属单位使用，营销处、所属单位保存，保存期合同有效期内)

6.7采购合同(营销处、所属单位设置，营销处、综合法律事务处、所属单位使用，营销处、综合法律事务处、所属单位保存，保存期合同有效期内)

7控制证据示范(见附录)

7.1月需求计划申报表

7.2槽车入库台帐

7.3资金申请表

7.4成品油收货（入库）凭证

7.5谈判记