公司环保档案管理制度.docx

公司环保档案管理制度

第一章总则

为加强公司环保档案的管理，提高环保信息的透明度与可追溯性，确保公司在环境保护方面的合规性与有效性，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本环保档案管理制度。环保档案是记录公司环保活动、管理措施、监测数据等信息的重要依据，为公司决策和环境管理提供支持。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门和员工，涵盖公司在环保活动中产生的所有档案，包括但不限于：

1.环境影响评估报告

2.环保监测数据

3.环保法规遵从资料

4.环保培训记录

5.环境事故及处理记录

6.其他相关环保文件

第三章管理规范

第1节档案分类与编码

1.档案分类：环保档案根据内容分为以下几类：

-环境评估类

-监测与检测类

-法规遵从类

-教育与培训类

-事故处理类

-其他类

2.档案编码：每一份档案应根据其类别和生成日期进行编码，便于检索和管理。

第2节档案的收集与归档

1.收集责任：各部门应对本部门产生的环保档案负责，确保档案的及时、完整收集。

2.归档要求：

-档案材料应整齐、规范，不得涂改。

-归档材料应包括封面、目录及相关附件。

-收集和归档工作应在每季度结束后的15个工作日内完成。

第3节档案的保管

1.专人管理：环保档案由公司环保管理部专人负责保管，确保档案安全、完整。

2.存放要求：

-档案应存放在专用档案室，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。

-档案应逐一进行编号登记，每年进行一次全面检查，确保档案的完整性。

第4节档案的查阅与借用

1.查阅规定：

-员工查阅档案需填写查阅申请表，并经环保管理部批准。

2.借用规定：

-档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经公司总经理批准。

-借用档案的员工需填写借用登记表，并在归还时进行核对确认。

第5节档案的转递

1.转递流程：

-档案转递需由环保管理部负责，转递前需填写转递通知单。

-转递的档案应密封包装，禁止个人随意携带。

2.接收确认：

-接收方在收到档案时需进行核对，并在转递通知单上签字确认。

第四章操作流程

第1节档案收集流程

1.各部门定期（每月一次）汇总相关环保档案，填写汇总表。

2.提交环保管理部，由专人负责审核和归档。

第2节档案查阅与借用流程

1.员工填写查阅申请表，并提交环保管理部。

2.环保管理部审核后，发放查阅许可。

3.借用时，填写借用登记表，交回后由环保管理部核对确认。

第3节档案转递流程

1.填写转递通知单，注明转递目的和接收单位。

2.通过机要方式转递，不得随意交接。

3.接收方确认无误后，签字归还转递通知单。

第五章监督机制

第1节定期检查

环保管理部每季度对档案管理情况进行检查，确保各项规定的落实，发现问题及时整改。

第2节记录与汇报

1.各部门应定期（每季度）向环保管理部提交档案管理工作总结，记录管理中的问题与建议。

2.环保管理部应将检查结果及整改措施汇总，形成报告，提交公司管理层。

第3节评估与改进

每年对本制度的实施情况进行评估，分析执行效果，必要时进行修订与改进，以确保制度的有效性与适应性。

第六章附则

1.本制度由环保管理部负责解释。

2.本制度自颁布之日起实施，并作为公司环保管理的重要依据。

通过本制度的实施，公司将能够有效管理和利用环保档案，提高环保工作的透明度和效率，确保符合国家法规和行业标准，为公司的可持续发展提供有力保障。