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内外部沟通与协作制度

一、前言

为了提升企业内外部沟通与协作效率，加添工作效能，促进团队合

作和创新，订立本规章制度，规范内外部沟通与协作流程、工具和行

为准则。

二、内外部沟通与协作流程

2.1内部沟通与协作流程

2.1.1部门间沟通与协作

•不同部门间需定期进行沟通与协作，明确工作目标、任务

分工和合作方式。

•每周一下午，各部门负责人应召开跨部门沟通会议，对部

门工作进行汇报与协调。

•部门之间的沟通应使用企业内部沟通工具，如企业微信群

或电子邮件。

•涉及紧要决策或跨部门合作的事项，应通过会议或召开项

目组会议进行讨论和决策。

2.1.2跨团队沟通与协作

•跨团队间的沟通与协作应当承袭透亮高效的原则，利用企

业内部通讯工具建立协作沟通渠道。

•跨团队沟通的目的、事项和进展应及时告知相关人员，确

保协作无缝衔接，减少沟通阻力。

•跨团队间存在分歧或冲突时，应通过会议或召开工作组会

议等方式进行协商解决。

2.2外部沟通与协作流程

2.2.1客户沟通与协作

•建立客户关系管理系统，记录客户信息、沟通记录和合作

进展。

•客户与企业的沟通应以客户需求为导向，及时回复客户邮

件、电话或会议邀请。

•每月一次，各部门负责人要召开客户联席会议，了解客户

反馈、需求和合作情况。

2.2.2合作伙伴沟通与协作

•对紧要的合作伙伴，建立联络人，定期沟通与协作，保持

合作关系的稳定与良好。

•跟踪合作伙伴的工作进展，确保协作项目定时交付、质量

符合要求。

•对涉及商业敏感信息的合作项目，应签署保密协议以确保

信息安全。

三、内外部沟通与协作工具

为促进内外部沟通与协作效率，本公司供应以下工具：

3.1内部沟通工具

3.1.1企业内部通讯工具

•企业微信：用于日常即时沟通，包含群聊和私聊功能。

•邮件：用于正式的文件传递和合作准备工作。

3.1.2项目管理工具

•JIRA：用于项目管理、任务调配和跟踪工作进展。

3.2外部沟通工具

3.2.1电子邮件

•用于与客户、合作伙伴的正式沟通与合作文件传递。

3.2.2在线会议工具

•Zoom：用于远程会议和线上协作。

四、内外部沟通与协作行为准则

4.1沟通技巧

•清楚表达：在沟通中要准确、清楚地表达本身的看法和需

求，避开产生误会。

•擅长倾听：在团队沟通中要倾听他人的看法和建议，敬重

不同观点。

•及时回复：对内外部人员的沟通信息要尽快回复，供应明

确回复或反馈看法。

•简洁明白：在沟通中要简洁明白，避开冗长的叙述和无关

信息的干扰。

4.2协作规范

•充分合作：在协作过程中，要与团队成员充分合作，共同

努力达成团队目标。

•有效协调：在跨部门或跨团队协作中，要有效协调各方资

源和工作进度，确保协作顺利进行。

•互助互惠：团队成员间要相互帮忙，共同进步，形成良好

的合作氛围。

4.3信息安全

•不得将公司内部紧要信息外泄给未经授权的人员或机构。

•不得私自保管或传递涉及商业机密的信息。

•定期修改密码，并保证密码的安全性与保密性。

五、制度执行与监督

5.1制度执行

•全体员工都必需遵守本规章制度，并履行相应的内外部沟

通与协作职责。

•部门负责人应对本部门制度执行进行监督，及时发现和矫

正制度执行中的问题。

5.2制度监督

•人力资源部门将定期检查各部门的内外部沟通与协作制度

执行情况。

•不定期进行制度宣讲与培训，提高员工对制度的认得和理

解。

六、附则

本制度自颁布之日起生效，如对本制度有任何疑问或建议，可向人

力资源部门提出，并将依据实际情况进行修订