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教育咨询公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本教育咨询公司合同付款管理，规范付款流程，确保公司资金安全、合理使用，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于与客户签订的教育咨询服务合同、与供应商签订的物资采购合同、合作机构之间的合作协议等所产生的付款事项。

二、职责分工

1.业务部门

负责发起合同付款申请，根据业务实际进展情况，准确填写付款申请单，提供相关合同文本、服务交付证明、验收报告等必要的支撑材料。

与合作方沟通付款相关事宜，跟踪付款进度，并及时向财务部门反馈合作方的收款情况及其他反馈信息。

2.财务部门

负责审核付款申请的合规性，包括核对合同条款中关于付款的约定（如付款金额、付款时间节点、付款方式等），检查相关支撑材料的完整性与准确性。

根据公司资金状况安排付款计划，办理具体的付款手续，如进行银行转账、开具支票等操作，并做好付款记录和账务处理工作。

定期对合同付款情况进行统计分析，向管理层汇报公司整体的付款情况及资金使用趋势，协助管理层进行财务决策。

3.管理层

负责审批合同付款申请，根据公司整体预算、业务战略以及实际经营情况，综合判断付款的合理性、必要性，决定是否批准付款申请。

监督合同付款管理办法的执行情况，对出现的问题及时提出整改意见，确保公司合同付款工作规范、有序进行。

三、付款申请流程

1.预付款申请

业务部门在签订合同并确定需要支付预付款项时，应提前填写《合同预付款申请单》，详细注明合同名称、合同编号、合作方名称、预付款金额、预计后续服务或货物交付时间等信息，并附上经双方签字盖章确认的合同原件或副本。

业务部门负责人对申请单及相关材料进行初审，确认无误后签字提交至财务部门。

财务部门审核申请单中付款金额是否符合合同约定、公司当前资金是否能够足额支付等情况，审核通过后签字并报送管理层审批。

管理层根据业务情况及公司资金安排审批预付款申请，批准后由财务部门按照规定的付款方式及时支付预付款项。

2.进度款申请

业务部门按照合同约定的服务或项目进度，在达到付款条件时，填写《合同进度款申请单》，明确合同进度完成情况（如已完成的服务阶段、交付的成果等），并附上相应的进度证明材料，如服务报告、阶段性验收文件等，同时注明本次申请的进度款金额及累计已付款金额等信息。

由业务部门负责人审核签字确认进度及申请金额的合理性后，提交至财务部门。

财务部门核对合同条款、已付款情况以及进度证明材料，审核通过后报送管理层审批。

管理层审批同意后，财务部门安排进度款的支付工作。

3.尾款申请

当合同约定的全部服务或项目内容完成并通过最终验收后，业务部门应及时填写《合同尾款申请单》，附上完整的验收报告、服务满意度反馈等相关材料，注明尾款金额及合同执行的总体情况总结。

业务部门负责人审核确认后提交给财务部门，财务部门进行最后的款项核对及资料审查，确保无误后报送管理层审批。

管理层审批通过后，财务部门办理尾款支付手续，完成整个合同的付款流程。

四、付款审核要点

1.合同条款审核

财务部门需严格核对付款申请对应的合同条款，确认付款金额、付款时间、付款方式等是否与合同约定一致。对于存在争议或不明确的条款，应及时与业务部门及合作方沟通确认，必要时可咨询法务部门的意见。

检查合同是否经过有效审批，是否处于生效状态，对于无效或已终止的合同，不得进行付款操作。

2.支撑材料审核

审核业务部门提供的各类支撑材料，如服务交付证明、验收报告等是否真实、有效，能否充分证明已达到合同约定的付款条件。材料应具备相应的签字盖章，符合公司及行业规范要求。

对于涉及金额较大或复杂业务的合同付款，如有必要，财务部门可要求业务部门提供额外的说明文档或补充材料，以确保付款的合理性。

五、付款方式与时间要求

1.付款方式

公司合同付款原则上采用银行转账方式进行，确保资金流向可追溯、安全可靠。对于特殊情况，如合作方要求且符合公司财务规定的其他合法付款方式（如支票支付等），需经过管理层特别审批后方可执行。

财务部门应根据合同约定及公司资金安排，准确填写付款信息，包括收款单位名称、银行账号、开户行等，避免因信息错误导致付款失败或资金损失。

2.时间要求

财务部门在收到经管理层审批通过的付款申请后，应按照合同约定的付款时间及时办理付款手续。对于因公司资金紧张等特殊原因无法按时付款的情况，业务部门应提前与合作方沟通协商，取得对方的书面同意，并将协商结果及时反馈给财务部门和管理层备案。

每月末，财务部门需对当月合同付款执行情况进行梳理，统计按时付款、逾期付款的合同数量及金额等信息，并向管理层汇报，分析逾期付款原因及可能产生的风险，提出改进措施。

六、发票管理

1.业务部门在申请付款时，应同时向合作方索要