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山东通盛制冷设备有限公司
文件编号
TS/WD-PD12-AMD02
ShandongTongsunRefrigerationEquipmentCo,.Ltd.
版本号
A/0
PAGE
档案管理办法
版次
实施日期
更改单号
更改原因
编制
审核
批准
A/0
2017.08.01
/
/
何文兰
邵庆辉
姚春峰
第
第PAGE1页共2页
1目的
为加强公司重要档案、资料管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本办法。
2职责
2.1综合管理部资料室负责公司全部档案的标识、归档、保存、检索及处置。
2.2各部门负责本部门档案收集、整理，并定期送资料室存档。
3内容
3.1定义
本办法所称的档案是指公司筹建以来各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.2文件材料的归档范围主要包括
3.2.1公司开办和变更的申请、审批、登记、注册、企业章程、投资各方签订的合同、协议等方面的文件；
3.2.2总公司董事会及所属机构形成的文件材料；
3.2.3产品生产方面有关产品设计、工艺、工装、图样和技术文件；
3.2.4经营管理的各种记录、合同、协议等文件材料；
3.2.5设备仪器图样，设备仪器安装、调议、验收、维修改进过程中技术性、凭证性文件材料；
3.2.6生产技术管理的各种计划、统计报表、分析活动形成的文件材料；
3.2.7科学技术研究、技术引进、技术改造、技术转让方面的文件材料；
3.2.8基本技术工程竣工图纸及文件材料；
3.2.9劳动工资、人事、法律事务等方面的文件材料；
3.2.10财务管理的各种账册、报表、凭证和文件材料；
3.2.11情报信息和专利性文件材料；
3.2.12党群组织和工会组织形成的文件材料；
3.2.13教育培训方面的文件材料；
3.2.14所有与管理体系有关的管理体系手册、程序文件等；
3.2.15其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等。
以上所列各项，要求必须是原件，涉及财务相关材料考虑到工作性质的特殊性，可以是复印件。
3.3归档管理及利用方式
3.3.1资料室管理员负责档案的收集、整理、借阅及下发工作。
3.3.2各部门指派专人负责，根据上述3.2款收集本部门存档资料到综合管理部填写《档案入档记录》归档。
3.3.3利用方式
a)提供档案原件；b)提供档案复印件；c)提供文献索引资料。
3.4档案的借阅与索取：
3.4.1总经理、副总经理借阅非密级档案可通过资料管理员直接提档。
3.4.2公司其他人员需借阅/借出档案时,需填写《文件/记录借阅(借出)登记表》并按照证件审批权限经主管审批后,可办理借阅/借出手续。
3.4.3借阅/借出档案必须保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案可由资料室主管人员批准方可摘录和复制。
4档案的销毁
4.1任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
4.2若按规定需要销毁时，凡属密级须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，经相关部门主管领导同意后方可销毁。
4.3经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写《文件销毁记录》，由专人监督销毁。
5附则：本制度由综合管理部提出并负责解释。
6签批：
编制
审核
批准
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