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清洗作业记录与档案管理规定

清洗作业记录与档案管理规定

一、清洗作业记录管理

（一）记录内容的详细规定

1.基本信息

-清洗作业的日期、时间，精确到分钟，确保作业时间的准确记录，以便后续追溯和分析作业效率。例如，2023年5月10日9时30分开始的清洗作业，需准确记录。

-作业地点，详细到具体的房间号、楼层、区域等，如某工厂车间A区3楼101室。

-清洗对象，明确是何种设备、设施或物品，如某型号的反应釜、办公楼的玻璃幕墙等。

2.人员信息

-记录参与清洗作业的所有人员姓名，包括正式员工、临时工等。

-人员所属部门或单位，便于责任划分和工作协调，如生产部、保洁公司等。

3.清洗材料与设备

-使用的清洗剂名称、规格、生产厂家等详细信息，例如使用的是某品牌强力除垢剂，规格为5L/桶，生产厂家为XX化工有限公司。

-清洗设备的名称、型号、设备编号，如高压清洗机型号为HJ-100，设备编号为001。

4.作业流程与参数

-详细描述清洗作业的步骤，按照先后顺序依次记录，如先拆除设备的防护部件，然后用清洗剂喷洒表面，再用刷子进行刷洗等。

-记录关键作业参数，如清洗温度（若适用）、压力（如高压清洗时的压力值）、清洗时间（每个步骤的持续时间）等。例如，高压清洗时压力设定为10MPa，清洗时间为20分钟。

（二）记录方式与格式

1.纸质记录

-设计统一的清洗作业记录表格，表格应包含上述所有记录内容的项目栏，表格格式应清晰、简洁、易于填写和阅读。

-记录时使用黑色签字笔或钢笔，确保字迹清晰、工整，不得涂改、潦草。如有错误，应按照规定的更正方法进行更正，如双线划掉错误内容，在旁边注明正确内容并签名。

2.电子记录

-若采用电子记录方式，应使用专门的记录软件或系统，该系统应具备数据录入、存储、查询、导出等功能。

-电子记录的格式应统一，如采用Excel表格格式或数据库格式，数据字段应与纸质记录表格相对应，确保数据的完整性和一致性。

（三）记录的及时性与准确性要求

1.及时性

-清洗作业人员应在作业过程中实时记录相关信息，不得事后补记。每完成一个作业步骤或阶段，应立即记录相应的内容，确保记录与作业进度同步。

-对于突发情况或异常事件，如设备故障、清洗剂泄漏等，应在事件发生时立即记录详细情况，包括事件发生的时间、现象、初步处理措施等。

2.准确性

-记录人员应严格按照实际情况进行记录，不得虚构、编造或随意更改记录内容。所有记录的数据和信息必须真实可靠，能够准确反映清洗作业的实际情况。

-在记录数值类数据时，应使用合适的测量工具进行测量，并准确记录测量结果。例如，温度测量应使用温度计，压力测量应使用压力计等，测量结果应精确到规定的有效数字位数。

二、清洗作业档案管理

（一）档案的建立与分类

1.档案建立

-为每次清洗作业建立的档案，档案编号应具有唯一性，可采用日期+作业地点+流水号等方式进行编号，如-A区3楼101室-001。

-档案封面应注明清洗作业的基本信息，如作业名称、编号、日期、地点等，以便快速识别和检索。

2.分类方式

-按照清洗对象的类型进行分类，如设备清洗档案、设施清洗档案、环境清洁档案等。

-也可根据作业区域进行分类，如生产车间清洗档案、办公区域清洗档案、公共区域清洗档案等。分类方式应根据企业或单位的实际情况和管理需求确定，确保分类合理、便于管理。

（二）档案的存储与保管

1.存储介质

-纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应放置在干燥、通风、防火、防潮、防虫的房间内。档案应按照编号顺序依次排列，便于查找和取用。

-电子档案应存储在专门的服务器或存储设备中，存储设备应具备数据备份和恢复功能，定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，应采取措施防止电子档案被病毒感染、篡改或损坏。

2.保管期限

-根据清洗作业的重要性和相关法规要求，确定档案的保管期限。一般设备清洗档案保管期限不少于设备使用寿命或相关合同规定的期限；设施清洗档案保管期限不少于设施使用年限；环境清洁档案保管期限可根据企业内部管理规定确定，一般不少于3年。

-对于超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，销毁过程应进行记录，确保档案安全处理。

（三）档案的查阅与使用

1.查阅权限

-建立档案查阅权限制度，明确不同人员的查阅权限。一般清洗作业人员、相关部门负责人、质量管理人员等可在规定范围内查阅与工作相关的档案；外部人员如需查阅档案