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档案工作部门归档文件整理规范
档案工作部门归档文件整理规范
根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规范》的要求,
各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成归档文件整理工作,实
行部门归档文件整理制度。为了进一步做好我院部门归档文件整理工
作,特制定本规范。
第一条学院部门归档文件整理工作是指各归档单位将本年度内办
理完毕需要继续保存的文件材料按照“整理”的方法和要求归档,定
期移交给学院档案室的工作。
第二条各单位要根据学院档案室下发的学院各类文件材料的归档
范围,并按照文件材料产生的规律和特点,在学院档案室的具体指导
下,由专(兼)职档案人员进行归档文件整理工作。
第三条院内个人在其非职务活动中
形成的文件材料,可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理,可
由本人在档案部门的指导下整理,也可由学院档案室在本人配合下整
理。
第四条兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、
归档范围,设置整理类目、条款,将已经办理完毕的文件材料随时归
档,保证归档文件的齐全完整。
第五条归档文件整理的分工
(一)全院性、综合性的文件材料由学院办公室和组织人事处负
责整理归档。其余按业务分工负责相应门类档案的整理归档。
(二)归档文件整理工作涉及多个部门的大类,由一个或几个主
要职能部门归口负责,其它部门配合进行。
(三)科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集、整理
和归档。
(四)声像档案由承办个人负责整理,随办随归,并向学院档案
室移交。
第六条归档文件整理质量的要求
(一)各门类档案总的质量要求是:遵循文件材料形成的规律和
特点,保持文件材料之间的历史联系,适当考虑和区分文件材料的不
同保管价值,使归档文件便于保管与利用。
(二)归档文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的
内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。
(三)归档文件排列方法可分为两步:首先按事由原则将同一事
由的文件按形成时间或重要程度或文件形成者或反映问题进行排列。
第二步,将不同事由归档文件按形成时间或重要程度或按形成者或按
承办者分别集中排列,重要程度即主要职能或重
要活动形成文件在前,其他工作文件在后;综合性工作在前,具
体业务工作在后。
(四)确定文件材料的保管价值,要根据学院工作需要和为国家
积累历史文化财富的需要,准确进行判断。
1、凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌,对学院、国家建设、
历史研究有长远利用价值的,列为永久保管(50年以上);
2、凡反映学院一般工作活动,在长时期内对学院和社会有查考利
用价值的,列为长期保管(16-50年);
3、凡在短时期内对学院工作有查考价值的,列为短期保管(15
年以下)。
(五)上级发来的文电,除少数直接针对本院并要执行的重要文
件应当永久保管外,其余多数为长期、短期保管。
(六)归档文件以件为单位进行装订、
分类、排列、编目、装盒。
(七)盒内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录
或图号排列,配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。
(八)盒内归档文件材料无论单面或双面,只要是书写的,应在
每份文件材料右上方或左上方编页码、在归档文件首页左上端的空白
位置加盖归档章、并逐项填写;
(九)每盒内文件必须按规定格式逐项填写归档文件目录,对文
件材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题名无实质内容或无题
名,要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件材
料,要考证清楚,及时补上,会议记录题名的著录,在责任者和会议
记录之间加“起止时间”;日期以8位阿拉伯数字标注年、月、日,
月、日不足两位前加“0”。
(十)盒内文件情况说明应填在备考表内。若无说明,也应将整
理人姓名、检查人姓名、归档文件整理完毕的日期写上。检查人应是
负责检查归档文件整理质量的人。
(十一)要去除文件上的易锈蚀金属物,修裱破损文件,字迹模
糊或易退变文件的应复制与原件放在一起,不是中文的文件材料应有
翻译件附后。
(十二)超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进
行折叠。
(十三)不能使用复印件归档。
(十四)装盒要求:不同形成年度、不同保管期限的归
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