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档案分类管理制度

一、分类管理的原则和目的

1.按照档案的性质、用途、形式等特点进行分类，建立科学合理的档

案分类体系。

2.统一管理、分类整理档案，提高档案检索、利用的效率和准确性。

3.保证档案的完整性、可靠性、有序性和保密性。

1.提高档案的管理效率。通过档案分类管理，可以使各部门对自己所

管辖的档案有条不紊地进行管理，便于档案的检索和利用。

2.优化组织结构和资源配置。通过档案分类管理，可以清楚地了解组

织内各类档案的数量和档案所占用的空间和设备等资源，从而进行优化。

3.加强对档案的保管与保密。通过档案分类管理，可以实现对档案的

有序保管和管理，防止档案的遗失、损毁和泄密等问题。

二、档案分类管理的内容和方法

1.档案分类体系的建立

根据组织的特点和需要，建立科学合理的档案分类体系。档案分类体

系应包括主题分类、部门分类和年度分类等。主题分类是按照档案的内容

和用途进行分类，如人事档案、财务档案、项目档案等；部门分类是按照

档案所属部门或单位进行分类，如行政部门、财务部门等；年度分类是按

照档案的形成年度进行分类，如2024年度档案、2024年度档案等。

2.档案的编制和归档

根据档案分类体系，对档案进行编制和归档。编制档案时，应将档案

的基本信息进行登记，包括档案的编号、名称、所属分类、形成日期等；

归档时，应按照分类体系将档案放置到相应的位置，并做好标识和记录。

3.档案的保管和借阅

档案的保管是指对档案进行妥善的保管和管理，包括保证档案的完整

性、安全性和保密性等；档案的借阅是指对档案的检索和利用，包括内部

人员的借阅和外部人员的借阅。在档案的保管和借阅过程中，应严格遵守

相关的管理规定和制度，确保档案的安全和利用的合法性。

4.档案的销毁和转移

档案的销毁是指对无法继续利用的档案进行销毁处理，包括切割、烧

毁等；档案的转移是指将一些需要长期保存的档案转移到档案馆等机构进

行保管。在档案的销毁和转移过程中，应按照相关规定和程序进行操作，

确保档案的安全和流转的合法性。

三、档案分类管理制度的实施

为了确保档案分类管理制度的有效实施，应采取以下几个方面的措施：

1.设立档案管理部门或岗位，明确相关人员的职责和权限，负责档案

的分类、归档、保管和借阅等工作。

2.建立档案管理制度，明确具体的管理规定和程序，包括档案的编制、

归档、保管、借阅、销毁和转移等工作。

3.提供必要的档案管理培训，提高相关人员的档案管理水平和意识。

4.定期进行档案整理和清查，确保档案的秩序和完整性。

5.进行档案的技术支持和管理系统的建设，提高档案管理的自动化水

平。

总之，档案分类管理制度对于组织内各类档案的管理是非常重要的。

只有建立科学合理的档案分类体系，并按照制度进行管理和操作，才能提

高档案的管理效率和服务质量，避免档案遗失、损毁和泄密等问题的发生。