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知识产权代理公司管理办法

一、总则

1.为加强本知识产权代理公司的规范化管理，保障公司业务的顺利开展，提高服务质量，维护客户合法权益以及公司的良好形象，特制定本管理办法。

2.本公司遵循国家有关知识产权法律法规以及行业规范，秉持专业、诚信、高效的服务理念，致力于为客户提供优质的知识产权代理服务。

二、组织架构与职责分工

（一）组织架构

公司设立股东会、董事会（如有）、总经理室、业务部门、法务部门、行政部门、财务部门等，各部门协同合作，共同推动公司运营发展。

（二）职责分工

1.股东会

决定公司的经营方针和投资计划。

选举和更换非由职工代表担任的董事、监事，决定有关董事、监事的报酬事项等。

2.董事会（如有）

负责召集股东会，并向股东会报告工作。

执行股东会的决议，制定公司的年度财务预算方案、决算方案等。

3.总经理室

主持公司的生产经营管理工作，组织实施董事会决议（如有）。

拟订公司内部管理机构设置方案，拟订公司的基本管理制度等。

4.业务部门

负责开拓市场，承接各类知识产权代理业务，包括但不限于专利申请代理、商标注册代理、著作权登记代理等。

深入了解客户需求，为客户提供专业的咨询服务，制定合理的知识产权申请或保护方案，并跟进业务办理进度，确保业务按时高质量完成。

5.法务部门

对公司承接的业务进行合法性审查，协助业务部门应对可能出现的法律纠纷，提供专业的法律意见和建议。

关注国家和地方有关知识产权法律法规的更新变化，及时组织公司内部学习培训，确保公司运营符合法律要求。

6.行政部门

负责公司的日常行政管理工作，包括办公用品采购、办公环境维护、文件资料管理、人员考勤管理等。

组织公司内部会议、培训等活动，协调各部门之间的沟通与协作，做好后勤保障工作。

7.财务部门

制定公司财务管理制度，负责公司的财务管理和会计核算工作，编制财务报表，进行财务分析。

做好成本控制，审核各项费用支出，负责员工薪酬核算发放以及税务申报等财务相关事务。

三、人员管理

（一）人员招聘

1.根据公司业务发展需求，各部门制定人员招聘计划，明确招聘岗位的职责、任职要求等信息，报总经理室审批后，由行政部门统一组织招聘工作。

2.招聘渠道包括但不限于网络招聘平台、校园招聘、人才推荐等，对应聘人员进行筛选、面试、笔试（根据岗位需求确定）等环节，择优录用。

（二）入职与培训

1.新员工入职时，行政部门负责办理入职手续，包括签订劳动合同、介绍公司基本情况、规章制度等，并安排新员工到相应部门报到。

2.由业务部门、法务部门等联合开展新员工入职培训，内容涵盖知识产权基础知识、公司业务流程、服务规范、职业道德等方面，帮助新员工尽快熟悉工作内容，融入公司环境。

（三）绩效考核

1.建立完善的绩效考核制度，根据不同岗位的工作职责和目标，设定相应的考核指标和权重，考核周期可分为月度、季度、年度等。

2.绩效考核结果与员工的薪酬调整、晋升、奖励、淘汰等挂钩，激励员工积极工作，提高工作绩效。

（四）离职管理

1.员工离职需提前向所在部门和行政部门提交离职申请，按照公司规定办理离职手续，包括工作交接、归还公司财物、结清财务款项等。

2.对于掌握公司重要客户资源、核心业务机密的离职员工，应签订离职保密协议和竞业禁止协议（根据实际情况确定），确保公司利益不受损害。

四、业务管理

（一）业务承接

1.业务部门在承接业务时，应详细了解客户需求，对客户提供的知识产权相关资料进行初步审查，判断业务的可行性和潜在风险，并向客户如实说明情况。

2.与客户签订正式的委托代理合同，明确双方的权利义务、服务内容、收费标准、违约责任等条款，合同需经法务部门审核通过后签订。

（二）业务办理

1.业务人员根据委托代理合同要求，按照国家知识产权局等相关部门规定的程序和要求，认真准备申请文件或办理相关手续，确保文件的准确性和规范性。

2.在业务办理过程中，保持与客户的密切沟通，及时反馈业务进展情况，解答客户疑问，对于出现的问题应积极协调解决，如需变更委托事项，需与客户签订补充协议。

（三）业务质量控制

1.建立业务质量审核机制，业务文件在提交之前，需经过部门内部初审、法务部门复审等多层审核把关，确保业务质量符合标准。

2.定期对已办理完成的业务进行复盘总结，分析存在的问题和不足之处，提出改进措施，不断提高公司整体业务水平。

五、财务管理

（一）财务预算

1.各部门每年根据业务发展计划和实际需求，编制本部门的年度财务预算方案，报财务部门汇总审核，经总经理室审批后执行。

2.财务部门对预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行进度和偏差情况，及时调整预算安排，确保公司财务收支平衡。

（二）收费管理

1.公司按照国家有关规定以及市场行情，制定合理的收费标准，