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关于示范数字档案室建设实践报告

**大学于****年启动数字档案室建设，开始馆藏档案数字化和增

量档案数字化加工工作。****年学校获批为全国第一批数字档案室建

设试点单位（首批试点单位共有**家单位，其中高等院校*所），****

年通过试点验收获批为“全国示范数字档案室”，实现了高校档案工

作和档案利用方式的转型升级。

1.全国示范数字档案室建设的一般框架

在建设数字档案室的实践过程中，**轻工业大学档案馆以创建全

国示范数字档案室为抓手，大力推进档案信息化建设，实现了馆藏档

案的全文检索和管理；实现了档案的收集、整理、移交、归档、统计、

查询利用等业务流程的信息化管理，提升了学校档案信息化建设水平。

搭建信息管理平台。在全国示范数字档案室创建工作中，顺应**

省“最多跑一次”改革的大趋势，着力打造了一个存量数字化和增量

电子化，利用网络化创新档案信息化的信息管理平台。

（1）优化了档案信息数据包的管理模式。档案室构建了以档案

馆数字（电子）档案信息资源核心总库管理系统，涵盖信息资源的采

集、接收、整理、保管等过程，最终优化了可靠性数据包管理流程，

提高了档案管理的服务质量及运行效率。

（2）优化了数字档案资源存储管理。档案室全面使用可信时间

戳、数据保全、OFD格式转换等现代化信息技术，将所有应用数据转

换为长期保存格式，形成数据包，有效解决了数字档案资源的安全保

存的难题。

（3）实现了档案数据在线存储、近线存储和离线存储有机统一。

档案室通过“磁带离线检测系统”对脱机备份的档案数据定期开展检

测，提升了学校档案数据存储的安全性及可靠性。

（4）提高了档案管理效率。为了适应未来发展需求，**轻工业

大学长期结合传统整理归档存在的不足，建立了档案一体化管理系统，

管理系统共由九大模块组成，实现了档案资源的一体化管控、数字化

管理。

面向目标需求，进行顶层设计。在数字档案室服务功能的拓展和

优化方面，以用户需求为导向，着力建设一个需求导向、利用为先的

数字档案室。

目前，档案馆建立了覆盖学校档案14个一级门类的数字档案资

源体系，为档案资料的抢救保护、高效查询利用提供了数据资源基础。

在吸收其他高校数字档案室成功经验基础上，结合**轻工业大学

实际情况，档案馆在虚拟档案库房上架管理、档案利用、档案鉴定、

档案销毁等方面取得实质性突破，在查档服务功能方面，实现了从线

下到线上、从快速到秒速。

前置标准规范，健全规章制度。标准规范建设是数字档案室建设

的重要基础与前提条件，为此，档案资源管理既要重视“量”增多，

也要重视“质”提升。

（1）结合学校档案工作实际，**轻工业大学对档案规章制度进

行重新谋划，逐一确定需要制定、修订，如场地安全管理制度、设备

安全管理制度、数据规范化管理制度、档案实体管理制度，对档案工

作流程和每个工作环节都提出具体、详细的指标要求，真正做到了质

量检查标准化及质量可控化，留存工作文件和元数据等可追溯。

（2）相关指标纳入数字政府建设整体考核。将档案备份数据服

务、档案数据灾难备份等一系列服务事项全部纳入学校考核指标体系，

极大地提升了师生员工的积极性与主动性。目前，档案室的网办率、

材料电子化比率等系列指标均处于省内领先水平。

建立安全保障体系。一是建立涵盖机房管理、设备管理、安全管

理、人员管理、数字资源管理、档案数字化工作等档案工作全环节的

制度体系和有关应急预案，对各类突发事件的处置进行规范，定期组

织信息安全应急演练，积极推动档案基础设施高标准建设。

二是优化网络配置，“三网”相互隔离，对关键网络设备、存储

设备采取冗余配置，采用“超融合平台+分布式存储+磁带库备份”技

术，对标《档案馆安全风险评估指标体系》标准，实现了档案数据“在

线应用+近线存储+离线备份”的科学有效管理，确保档案信息安全体

系实时检测、实时预警、实时保全，满足了档案资料物理安全、网络

安全、主机安全、应用安全、数据安全等要求。

三是配备有计算机、打印机、扫描仪、刻录机、复印机、数码相

机、传真机、碎纸机、臭氧消毒机、抽湿、除湿一体机等现代化办公

设备，其中档案数字化加工设备配置齐全，A4高速扫描仪2台，A3

高速扫描仪1台，A3平板扫描仪2台，非接触式书刊扫描仪2台，

A0幅面工程扫描仪1台，能够加工处理馆藏各种类型的档案资料。

优化数字档案