档案收集整理制度（★）.pdfVIP

档案收集整理制度（★）

第一篇：档案收集整理制度

档案收集整理与管理制度

一、文书档案的收集整理与管理

1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文必须交办公

室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关部门或人员办理，办

好后负责收回归档。

2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利

于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟稿必须送有关领导核

稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正

文归档。

3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本机关所有文

件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并做到办理完毕的文件

材料随时归档整理。

4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材

料进行鉴定，凡属本机关归档范围的文件材料，必须齐全完整，任何

人不得据为已有。

5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编

目装盒。

6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。

7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和

利用档案典型事例的记载。

二、会计档案的收集整理与管理

1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会

计核算材料。具体包括：原始凭证、记账凭证、

1汇总凭证；总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账；

年报、季报、月报；银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移

交清册、保管清册、销毁清册。

2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单

位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理

立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终

整理。每个保管单位（册、卷）封面各项均应填写清楚，移交前编好

案卷号，归档号，填写好案卷目录等。

4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正

确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。

5、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务会计部保管

一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。出纳

人员不得兼管会计档案。

移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别

需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部和经办人员共同拆

封整理，以分清责任。

6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必

须保存打印出的纸质会计档案。

7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作需要查阅会

计档案，应进行登记，经批准后方可利用。外单位前来借阅会计档案，

须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。

8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离

职。

三、基建档案的收集整理与管理

1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。收

集范围包括：立项计划、预决算材料、材质检验报告、隐蔽工程材料、

竣工资料和图纸、表册等。

2、基建项目完成后，由负责人将材料清理核对清楚，按照《科技

档案案卷构成一般标准要求》进行立卷整理。整理要达到项目区分清

楚，整理规范标准，编目系统正确。

3、在项目竣工完成后两个月内，将整理规范的基建档案移交综合

档案室保存，交接双方按照科技档案目录清点，办理交接手续。

4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记；外单位借阅基建档案

需经过分管领导同意方可借阅复印。

四、声像档案的收集整理与管理

1、收集范围：本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片、

录音带、录像带。

2、收集方法：由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍摄和录制的

人员收集；聘请外单位人员拍摄和录制的，由综合办公室主任负责收

集。

3、对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行整理编目，

对数码相机拍摄的照片不仅要保存冲洗的照片，还应将其刻录成光盘

保存。

4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带

3和录像带每年要按规定倒带。

5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。

五、电子档案的收集整理与管理

1、收集的范围：本单位在职能活动，行政管理以及业务管理活动

中通过特定的编辑软件生成的各种文本文件；利