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人员备案与档案管理制度

1.适用范围

本制度适用于我司全部在职人员、实习生以及外包人员的人员备案

与档案管理工作。

2.目的

为了规范我司人员备案与档案管理工作，确保人事管理的准确性及

时性和完整性，建立一个有效的人事档案体系，提高人事管理的科学

性和效率。

3.定义

3.1人员备案：指对入职、更改、离职、解除合同等情况下的人员

信息进行登记和管理的过程。

3.2人事档案：指对公司员工的个人信息、工作经过、培训记录、

绩效评定等文件资料的整理和保管。

4.人员备案管理流程

4.1新员工入职备案

4.1.1当新员工成功通过招聘流程，并与公司签订劳动合同后，人

力资源部将对其进行入职备案。

4.1.2新员工需供应身份证复印件、学历证书复印件、照片等必需

文件，以便完成入职备案。

4.1.3人力资源部将依据供应的信息完成入职登记表，并将相关信

息录入人事系统。

4.1.4入职登记表包含员工个人基本信息、工作岗位、薪资待遇、

办公用品领取等内容。

4.1.5相关部门负责人收到入职通知后，依照入职登记表的要求为

新员工进行相应的布置和培训。

4.1.6入职备案完毕后，员工将被调配员工编号，并告知使用员工

卡及其他相关事项。

4.2更改备案

4.2.1当员工发生晋升、降职、转岗、调动等更改情况时，员工本

人或相关部门负责人必需及时向人力资源部提出更改备案申请。

4.2.2更改备案申请应包含员工个人基本信息、更改原因、更改日

期、岗位调整等内容。

4.2.3人力资源部收到更改备案申请后，进行审核后将相关信息更

新到人事系统。

4.2.4相关部门负责人收到更改通知后，依照更改备案申请的要求

为员工进行相应的调整和培训。

4.3离职备案

4.3.1当员工提出离职申请时，应在离职前提交离职申请书，并告

知人力资源部。

4.3.2人力资源部将收到的离职申请进行审核，并核实离职原因和

日期。

4.3.3离职备案应包含员工个人基本信息、离职原因、离职日期等

内容。

4.3.4人力资源部将审核通过的离职备案信息记录到人事系统，并

办理离职手续。

4.3.5离职手续包含员工劳动合同解除、社会保险注销、工资结算

等事项。

4.3.6离职备案完毕后，人力资源部将员工档案移交至归档管理部

门进行归档保管。

5.人事档案管理流程

5.1档案管理责任部门

5.1.1归档管理部门负责公司内全部员工的档案管理工作。

5.2档案存储和访问

5.2.1全部员工的档案必需依照档案系统的规定进行存储和保管。

5.2.2档案归档管理部门负责对员工档案的存放、整理、检索和借

阅。

5.2.3员工可以随时向归档管理部门申请查阅本身的档案，但不得

擅自拆卸、借阅他人档案。

5.2.4员工申请查阅档案时需填写查档申请表，并经上级主管部门

批准后方可进行查阅。

5.3档案保管期限

5.3.1员工档案原则上要保管至员工离职后5年。

5.3.2对于涉及合同纠纷、劳动争议等特殊情况下的员工档案，要

依照相关法律法规的规定保管。

5.3.3员工离职后，档案归档管理部门需做好档案的密封和标识，

并依照规定的时限进行保管。

6.信息安全与保密

6.1全部员工档案信息必需严格保密，未经授权不得泄露。

6.2档案归档管理部门应加强档案的物理安全措施，防止档案的破

坏、灭失和泄露。

6.3档案归档管理部门应定期进行档案存储设备的检查和维护，确

保档案信息的安全性。

6.4员工离职时，其档案必需进行安全销毁，包含纸质档案的销毁

或电子档案的彻底清除。

7.违规处理

7.1对于有意供应虚假人员备案信息的员工，一经发现，将视情节

轻重予以相应的纪律处分。

7.2对于违反档案管理制度的员工，将依照公司相关规定进行处理，

并可能受到相应的法律责任。

8.其他事项

8.1本制度的解释权归公司全部。

8.2本制度的修改和增补由人力资源部提出，并经公司管理层批准

后生效。

8.3本制度自发布之日起执行。

以上为人员备案与档案管理制度，请各部门、员