研究生会会议纪要_会议纪要_.pdf

研究生会会议纪要

会议时间：

会议地点：

主持人：

出席人员：

缺席人员：

记录人：

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一、会议主题议程

1、校研会主席王霁安排研会近期事务

2、各部门汇报上周工作小结以及近期主要活动筹备情况

二、会议发言备忘录

(一)校研会主席王霁安排研会近期事务

1.介绍学校财务报销新政内容

XXX：从XX月开始，学校将对需报销的发票式样进行统一规范，

以往有部门经常在活动过后补开以“打印、复印”为项目名称的手写

小联发票，今后这类发票财务处将不予以报销。请各部门再组织活动

需购买物品时尽量开机打发票并且写清楚购买物品具体内容，如相约

丽娃，海报。关于报销事宜，还需强调以下几点：

(1)如购买办公用品且金额超过一百元则必须注明每项物品的名称、

单价、数量以及总价(花除外)，如冰露矿泉水，20瓶*1元=20元。

(2)如活动费用中包含劳务费需按有关规定填表。

(3)各部门组织活动时必须提前做好预算并严格执行，每张发票上

都要签三个名字即分管主席(特殊情况可以代为填写两个负责人)，负责

人及具体经手同学。在开具发票时如把握不好项目名称可以先用铅笔

写，确定后再用水性笔填好。

(4)通讯费用只有电信发票可报，电信200/201长途卡报销时需要

提供电信发票。注：一张卡配一张发票。

XXX：

(1)请大家开发票时注意辨别真伪，尽量不要开到连号发票。

(2)打印或复印最好采取转账的方式。另外，打印或复印时最好多

打一份作为备份。

(3)活动如有赞助商，可以先把发票分类，将符合学校规定的发票

及时通过学校报销，剩下的可交与赞助商帮忙解决。

2.关于各部门活动材料收集的进一步规范

XXX：各部门在部门活动结束后的一周之内应把所有材料整理好，

打包后保存在闵行办公室电脑里各自部门的文件夹内，XX各部门可以

相互配合。材料上交内容包括活动策划、海报样板、人员安排、等前

期筹备以及、深度报道稿、照片、DV等后续资料。各活动组织部门应

该配合秘书处和宣传部做好活动文字影像(通讯稿、照片、讲座MP3及

详尽内容)存档工作。另外要求各部门在开展活动时应自主负责海报、

拍照、DV等材料的收集，并全权负责。

(二)各部门汇报上周工作小结以及近期主要活动筹备情况

外联部：

1.参加XXXX理工举办的“秋韵节”活动。

2.上周日和交大研会共同组织了“心源活动”。

3.下周二将参加东华大学举办的“成长之路”活动。

4.外校研会换届通讯录除个别学校外都已更新，各部门如有需要

可以和外联部联系。

5.对于即将举行的“相约丽娃”活动，外联部已配合女工部开展

宣传工作，通过各高校邀请同学参加，并在各高校BBS进行。

6.下周六“主席杯——XX高校研究生会乒乓球邀请赛”希望各部

门可以配合宣传。

XXX：XXXX理工大学举办的“秋韵节”活动宣传册内容丰富，主

要特色是其将各院系活动分类后也全部呈现在宣传册上，这证明其校

研会与各院研会配合紧密，同时各院研会对于学校活动的参与度较高，

值得我们学习。另外提一下“良师益友”颁奖晚会，值得借鉴的地方

虽不多，但也给我校“良师益友”颁奖活动的开展带来了一些思考。

这次活动，感受较深的就是他们学校学生对于活动的参与热情很高，

我们作为文科院校更不应落后，今后校、院研会组织活动时应该互相

配合，共同把活动办好。另外，外联部应尽快做好电影节赞助筹备工

作。

女工部：

1.今天面试了“相约XX”主持人，确定活动场地并且解决了场地

板凳不足的问题。活动所需物品已确定由大活礼品室提供。

2.“相约XX”于本月XX号截止报名，之后会开展嘉宾筛选工作。

女嘉宾以本校女生为主，男嘉宾中本校男生比例较小，更多来自外校，

有一小部分已经毕业的校友这次也将被纳入嘉宾的考虑范围之内。外

部各校都会有一定男女嘉宾名额，故校报名的同学不能保证都能入选，

希望大家给予谅解及配合。

3.“相约XX”需要各部门推荐工作人员，女工部将于下周期五和

各部负责人联系，公